logo Bijlage bij: Sitekrant 2006    (31-12-2006)

Het meest belangrijke in 2006 was natuurlijk het 100-jarig jubileum. Dat en het acute hosting-probleem consumeerden het meeste van mijn tijd. De, reeds ingezette, herstructurering van de site kwam daarmee tot stilstand en loopt nu zelfs een achterstand op.

In het kader van het jubileum waren de volgende ontwikkelingen:

  • Mini-administraties en afgeleide administraties werden uitgebreid met: adresstickers, subset-selecties en een nummergenerator.
  • Kleine aanpassingen in de rubriek nieuws: nieuw tabblad voor zoeken op titel en in het lijstscherm de bronvermelding. Dit i.v.m. het enorme nieuwsartikel-aanbod.
  • In de drukte van het jaar ontdekten we wat procedurele foutjes, zo werden bij het publicatieproces twee keer de jubilea vergeten en bleek de huidige opzet van de telefoonlijst niet goed te functioneren. Het startscherm van het publicatieproces werd voorzien van een jubilea-herinnering en de telefoonlijst-procedure ontving een opslagmethodiek om de, in principe dynamische, telefoonlijst als momentopname in een nieuwsartikel vast te leggen.

Vanwege het acute hosting-probleem de volgende noodoplossingen:

  • De gehele site (m.u.v. onze portal bij webregio) werd van server verhuisd. Brinkster was daarbij zeer behulpzaam.
  • Sommige componenten werkten na de verhuizing niet meer en moesten worden verbeterd.
  • Wegens een onduidelijk probleem met registry op de servers moest het cookie-beleid minder streng worden ingesteld.

Later werd dat nog gevolgd door een spam-probleem in ons gastenboek. Niet zozeer door onze host, doch een gevolg van een beleidswijziging bij Google. Het feit dat google zijn ranking voortaan (medio 2006) laat afhangen van het aantal site's dat naar jou refereren heeft de eigenaren van sites van minder allooi ertoe aangezet om d.m.v. hackers geproduceerde robots automatische gastenboekentries te laten genereren.

Ten slotte werden er ook nog drie nieuwe trajecten ingezet:

  • Ten behoeve van het thuis studeren werd een systeem opgezet van, aan de bibliotheek gekoppelde, nieuwsberichten. Deze artikelen bevatten tot max. 5 midi-files en kunnen uitsluitend na inloggen benaderd worden. Zo is het gebruik van de thuisstudie te reguleren. Voor het aanmaken van de midi-files werden twee veringing gebonden licenties van een professioneel muziekprogramma aangeschaft. De contracten-module werd uitgebreid om die licenties te kunnen beheren.
    Door de ervaring met deze midi-files waren wij in staat om een opname van Orpheus op analoge manier aan de site te koppelen. Daartoe werden twee tracks van onze demo-CD geconverteerd naar WMA-files.
  • Er is in 2006 een ambitieus sponsorplan gestart om een vriendenclub op te richten. Daartoe is er een separate sponsoradministratie geïntegreerd in onze ledenadministratie (compleet met mailings,  nota's (=contract), adresstickers, visitekaartjes badges, e.d.). Leden van de vereniging kunnen als sub-bestuurder in de vriendenclub worden aangemerkt. Een daarvan als secretaris, die gerechtigd is om met onze programmatuur de administratie te verrichten. Herinneringsfacturen (=contract) voor continuering van de sponsorgelden worden automatisch 11 maanden na aangaan (cq. prolongatie) van de sponsoring en gebaseerd op de sponsoradministratie opgeleverd met een nieuw programma voor de secretaris van de vriendenclub.
  • Omdat leden- en sponsoradminstratie geïntegreerd zijn, is de mailing van onze maandelijkse nieuwsbrief grondig onderhanden genomen. Zo was het mogelijk om niet-/ex-leden te koppelen aan de mailing en werd het nu nodig om sponsors die gekoppeld zijn weer te kunnen uitsluiten omdat zij partner van van onze leden waren.
    Daarnaast is de procedure omgedraaid. Werd voorheen voor een repetitie waarin een nieuwsbrief werd verspreid een totale set met adresstickers gecontroleerd en aangevuld (een handmatige selectie-actie op naam), zodat aan het eind van de betreffende repetitie meteen de overgebleven exemplaren werden geënveloppeerd en verzonden. Nu wordt na afloop van zo'n repetitie bepaald wie er niet waren en uitsluitend de adresstickers van de sponsors en de niet aanwezigen uitgeprint. Dat draagt zorg voor verminderde bedrukte stickervoorraad. Hiertoe werden aan de maillijst vinkopties toegevoegd (aan voor sponsors en uit voor leden). Na het aanvinken van de afwezigen kan dan direct doorgeschakeld worden naar de bijbehorende adresstickers. Dit was een grote reductie van handelingen, hoewel nu de post vaak een dag later verzonden wordt.
    Door deze ontwikkeling geschied nieuwsbriefverzending naar sponsors automatisch correct zonder overleg tussen secretaris van de vriendenclub en de redactie.