Dit jaar werden in het kader van onderhoud een drietal wijzigingen doorgevoerd. Zo werd ons gastenboek van een spamfilter voorzien, eerst clientside en vervolgens serverside. Daarnaast werd onze telefoonketting voorzien van een opslagmogelijkheid en, dientengevolge, kon de laatst opgeslagen versie van de telefoonketting via internet aan leden aangeboden worden. En, op verzoek van de dirigent, werd de representatie van de bibliotheek geprofessionaliseerd.

Het was nodig om onze homepage bij een nieuwe provider onder te brengen, daar webregio de gratis dienst ophief. De nieuwe provider stond javascript wel toe, waardoor de datum laatst gewijzigd voortaan wel op onze database kon worden gebaseerd (een lang aanwezige wens bij mij). Dus werd ook overige informatie van de homepage gekoppeld aan de laatste stand in de database: de contactgegevens van het dagelijksbestuur en ons repetitielokaal. Dit werd gerealiseerd door een extern script te schrijven, dat die informatie naar buiten toe aanbied. Het externe script werd begrensd op deze vier personen, door dat op de functie en stuurinfo te koppelen. Daarmee werd gewaarborgd dat externe gebruikers van het script nooit informatie uit onze database kan halen die daarmee in tegenspraak is.

Speciaal voor onze penningmeester werd een script gemaakt, waarmee hij persoonsgegevens in de vorm van naam en functie uit onze database kan exporteren naar Excel. Deze export moet voor een bepaald boekjaar worden aangevraagd (bij omissie wordt het jaar uit de datum van vandaag gebruikt). Er worden alleen personen geëxporteerd, waarvan de ingangsdatum in of voor het boekjaar ligt en de einddatum niet is ingevuld of ten vroegste in het voorgaande jaar ligt. Daarmee is de export de minimale set van personen waarvan/waarmee de penningmeester nog een financiéle transactie kan verwachten.

Ons sponsorplan verliep dit jaar voorspoedig. Om de inspanning van penningmeester en vvo-secretaris zo laag mogelijk te houden, waren uitbreidingen van ons contractsysteem en sponsorprocedures een noodzaak. Om te beginnen werd de contractprogrammatuur voorzien van een methode om in jaarcycli te prolongeren, waarbij de prolongatieinformatie bij de contractant wordt opgeslagen in zijn stuurinfo. De diverse processen die samenhangen met het sponsorplan worden dan ook gestuurd via speciale contracten. Daartoe werden het aantal special-values voor contractteksten aanzienlijk uitgebreid met die procesinformatie en contractteksten kregen de mogelijkheid om, via een definitie, een update functie in een of meer special-values in de stuurinfo van de contractant op te slaan.
In feite werd het contractcirkeltje rond, daar een contract bestaat uit een tekst waarin, door koppeling aan een persoon, contractantinformatie kan worden opgenomen en nu kan worden teruggekoppeld op die contractant voor update. Zo zijn processen 100% aan te sturen. Dit werd uiteindelijk bereikt met een minimum van aanpassingen, al had het nog wel voeten in aarde om de afstemming waterdicht te krijgen. Het enige nadeel bestaat daarin dat, als een contract wordt opgeroepen hij ook in duplo uitgeprint moet worden, omdat de contracten zichzelf blokkeren tot de volgende prolongatie.
Deze methode leidde ook tot de oplossing van het probleem hoe wij de juiste vrijkaarten voor het juiste concert bij de juiste sponsors moeten bezorgen. Enerzijds is de administratie omvangrijk, anderzijds kost het veel postzegels om e.e.a. met de sponsor af te stemmen. De oplossing lag in het creëren van een extra proces, gestuurd op een update-variabele bij de sponsor in de stuurinfo, die het juiste aantal coupons voor vrijkaarten afdrukt. De coupons zijn aan toonder met een expiratiedatum en de sponsor besluit zelf bij welk concert hij de coupons voor wie wilt inzetten. Zij worden afgegeven na ontvangst van het sponsorgeld.