Dit document beschrijft procedures en gedragsregels voor correcte besluitvorming en is opgezet t.b.v. de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR).

Oorzaken bestuursrisico van de vereniging 
De Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR), ingaande 1 juli 2021 verandert de rechtsgronden voor aansprakelijkheid van besturen bij rechtspersonen als bijv. Vereniging en Stichting. Door foutief handelen is de kans toegenomen dat bestuurders persoonlijk aansprakelijk kunnen worden gesteld voor de gevolgen. Door de invoering van de WBTR is het noodzakeliijk geworden om de bestuurlijke besluitvorming zodanig vorm te geven dat elk besluit te herleiden is tot een helder en correct gelopen proces.

Nu zullen veel besluiten van het koor niet risicovol zijn. Maar.. als de stemmen staken of als er een uitgave, reservering, uitbesteding, contract mee gemoeid is dat met mogelijk risico op aansprakelijkheid, dan geldt: "Bij twijfel, volg de volgende regels":
 
Bestuursgrootte en wat is nu een meerderheid? 
Statutair bestaat het bestuur uit 5 leden. In tijden van ledenschaarste mag het bestuur in overleg met de leden, en daartoe in Algemene ledenvergadering goedgekeurd, besluiten om slechts 4 bestuursleden aan te stellen (doch niet minder).
Bij Belet kan ook met minder bestuursleden vergaderd worden. Echter, om rechtsgeldig te zijn, dienen besluiten met minimaal 3 bestuursleden te worden genomen.

Het is bij Orpheus gebruikelijk om stembare onderdelen altijd met ruime meerderheid te besluiten. Dit wil zeggen dat één stem verschil telt als 'niet goed genoeg'. Minimaal 2 stemmen verschil (zowel vóór als tégen) biedt een betere balans in de besluitvorming, veel minder schijn van onduidelijkheid of verdeeldheid. Mocht een stemming met één stem verschil uitgebracht worden, dan wordt dat gezien als onvoldoende onderbouwd of beargumenteerd. Dit leidt dan tot hernieuwde discussie en beargumentering bij voorkeur na een rust-periode van minimaal een dag. Het bestuur zoekt ook naar zo'n ruime meerderheid. Als een tweede stemming wederom met één stem verschil is, dan geldt een staking van stemmen. zoals vermeld in artikel 10 [bestuursvergadering] van het Huishoudelijk reglement.

Besluiten kunnen dus voorkomen in vergadering met 3, 4 of 5 bestuursleden. Hieronder een opsomming van geldige en niet-geldige stemmen per aantal stemmers (voor-tegen).

best.leden	stemmingen
5	5-0, 4-1, 3-2, 2-3 , 1-4, 0-5
4	4-0, 3-1, 2-2, 1-3, 0-4
3	3-0, 2-1, 1-2, 0-3

Vergadervormen: bestuursvergadering, kort beraad en digitaal overleg, ronde-tafel-gesprek en ledenvergadering vs. Verslaglegging 

1. Bestuursvergadering
   Een bestuursvergadering heeft een vaste vorm met verslaglegging. Bestuursvergaderingen vinden plaats bij bestuursleden thuis. Daarbij is het mogelijk dat een vergaderkostendeclaratie voor versnapering ingediend kan worden. Al jaren wordt daar regelmatig van afgezien omdat de kosten niet hoog uitvallen.
   
   Er wordt vergaderd met agenda, notulen, actielijst, waarbij door het agendapunt "vaststellen notulen vorige vergadering" een goedkeuring, danwel aanvulling op de vorige notulen ontstaat. Aanvullingen op de vorige notulen worden dan goedgekeurd in de volgende ronde van dat agendapunt. Zo wordt een continu navolgbare documentatie van de besluitvorming gerealiseerd.
   
   De agenda heeft de volgende vaste agendapunten: 1. Opening, 2. Mededelingen, 3. Ingekomen stukken, 4. Vaststellen agenda (waarin nieuwe zaken uit punt 2 en 3 als aanvulling kunnen worden toegevoegd), 5. Vaststellen notulen vorige vergadering, 6. Nalopen actielijst, 7. Etc .. 17. Ingelaste punten (uit punt 3), 18. Nieuwsbrief, 19. Lief en Leed, 20. Rondvraag, 21. Vaststellen volgende vergadering en 22. Sluiting. Tussen 6 en 17 zijn dan de vooraf vastgestelde onderwerpen opgenomen. Die zijn flexibel dus de nummers 17 t/m 22 worden feitelijk lager. Bij punt 21 wordt onderling de volgende vergaderdatum, -plaats en -tijd afgesproken als laatste formele agendapunt op de vergadering.
2. Kort beraad
   Elke week is het mogelijk om, na de repetitie, in kort beraad de spoedeisende gevallen te behandelen. Het is dan gebruikelijk dat daar minstens drie bestuursleden bij aanwezig zijn. Voor spoedeisende besluiten moeten minimaal drie bestuursleden aanwezig zijn.
   
   Een verslag van het Kort beraad wordt als aanvulling op laatst uitgegeven en nog niet beoordeelde notulen bijgevoegd. Zo wordt de besluitvorming van een Kort beraad automatisch meegenomen in de cyclus van de bestuursvergadering.
   
   Desgewenst kan de dirigent deelnemen aan dit beraad vanwege informatieverschaffing. De dirigent kan het korte beraad ook initiëren.
3. Digitaal overleg
   Al geruime tijd helpt de digitalisering het bestuur van Orpheus bij onderwerpen die meer haast lijken te hebben. De versnelling in de samenleving en het gemak en algemene bekendheid van digitale vormen lijkt ook bij te dragen aan die snelheid. Maar let op, die digitale wereld is gevoelig voor verlies van informatie, diefstal en verdrinken in overvloed aan signalen. Dus is het handig om rond digitale berichtgeving een set regels op te stellen waarmee besluitvorming op een goede structurele manier zijn weg vindt naar de administratie van bestuurlijke besluitvorming. Digitaal overleg kan komen in de vorm van Whatsapp, e-mail of zoom-overleg.
   Whatsapp
   Whatsapp wordt vooral gebruikt om snel een informatieafstemming met elkaar te realiseren. Er is een app voor Bestuurlijk overleg "Bestuur Orpheus" en een app voor Bestuurlijk overleg met dirigent "Dirigentenoverleg Orpheus". Bestuursleden dienen een goede keuze te maken in welke app gebruikt wordt. Voor berichten die niet noodzakelijk voor de dirigent zijn dient men de "Bestuur Orpheus" te benutten.
   Whatsapp is een vluchtig medium en dus alleen geschikt voor zaken die niet complex zijn. Bij toename van complexiteit dient men over te stappen naar de mail. Als zodanig kunnen mededelingen/besluiten niet zonder meer in Whatsapp als verslagen beschouwd worden. Het bestuur overweegt per Whatsapp-reeks of verslaglegging onder notulen behoren te vallen en, indien zo, wordt het als agendapunt op eerstvolgende bestuursvergadering opgenomen. In spoedeisende gevallen kan men ook overgaan tot een Kort beraad, die zijn eigen weg naar de notulen kent.
   e-Mail
   Het fenomeen e-mail is langer dan Whatsapp een bekend begrip. Daardoor wordt eerder gedacht dat e-mail een formele structuur heeft. Via de mail worden echter vaak onderwerpen tegelijk behandeld en is niet iedereen bewust van de structuur daarin. Ook wordt het continue 'reply-all' vaak autmatisch toegepast om het gehele bestuur direct mee te nemen. Dit bevordert niet goed een structurele opbouw van besluitvorming. Toch wordt het nut van e-mail voor informatieverschaffing duidelijk als een voordeel gezien en het bestuur mag hier vrijelijk gebruik van maken zoals het hen uitkomt.
   
   Zodra in een mail-reeks wordt overgestapt naar beargumentering voor een besluit dient elk bestuurslid bewust te zijn van het correct formaliseren van besluitvorming. Er geldt dan: "Hoe ver de mail ook voortgaat, er dient uiteindelijk een agendapunt van gemaakt te worden". En bij de behandeling van dat agendapunt dienen alle relevante argumenten die in de mail gebruikt zijn ook hun weg naar de notulen te vinden.
   Zoom-overleg
   Zoom of Teams of soortgelijke digitale vergadertechnieken voorzien in een overlegstructuur in gesproken woord en beeld. Sinds de Corona-situatie moest het bestuur overschakelen naar dit medium, dat zeer praktisch hanteerbaar bleek te zijn. Deze techniek houdt wel in dat geen enkele verslaglegging er automatisch uit volgt.
   Het soort overleg dat men ondersteunt d.m.v. digitaal vergaderen bepaalt de verslaglegging. Dus een Bestuursvergadering volgt de regels van Bestuursvergadering en een Kort beraad volgt de regels van Kort beraad. Elke andere vorm van digitaal vergaderen valt onder dezelfde condities als Whatsapp.

Er is nog een speciaal overleg dat hier vermeld wordt: 

4. Ronde-tafel-gesprekken
   Naast vergaderingen zijn er de zg. ronde-tafel-gesprekken. (Een deel van) het bestuur praat dan met de dirigent met 'de benen op tafel'. Het is een gesprek waarbij alles ter tafel mag worden gebracht en waarbij men open mag melden zonder dat dat mag worden gebruikt om de relatie tussen bestuur en dirigent te ondermijnen (de deelnemers moeten zich dit altijd bewust zijn). Zowel dirigent als het bestuur kan het initiatief nemen tot het plannen van zo'n gesprek. Aangezien alles mag worden aangedragen zonder consequenties maakt dat dit overleg zeer goede resultaten geeft bij: meningsverschillen, misverstanden, pijnpunten en andere 'zware onderwerpen'. Al sinds 1999 heeft dit instrument het bestuur dikwijls geholpen.
   
   Er kan een verslag worden gemaakt door één van de bestuursleden. Dit verslag heeft niet tot doel om repercussies of harde afspraken weer te geven. Er wordt meer uitgegaan van het vastleggen van verbeterpunten voor het bestuur zelf. Verbeterpunten die invulling geven aan wat men kan leren uit het besprokene. Ook kunnen mondeling voorstellen aan de dirigent gedaan worden waarmee wrijving of misverstanden voorkomen kunnen worden. Deze voorstellen aan dirigent worden nadrukkelijk niet vastgelegd. Het doel van het gesprek is leren van elkaar en niet managen van de problemen.

En is een overleg speciaal bedoeld voor communicatie met de leden:

5. Algemene en Bijzondere ledenvergadering
   Statutair dient het bestuur één maal per jaar een Algemene ledenvergadering uit te voeren. De handelwijze is vastgelegd in Statuten en Huishoudelijk reglement. Deze vergadering dient om verantwoording af te leggen over het vorige boekjaar. En om visie, beleid en begroting te rapporteren aan de leden.
   
   In bijzondere gevallen is het mogelijk dat het bestuur een Bijzondere ledenvergadering uitschrijft. Dit is om zaken, die niet kunnen wachten tot de volgende Algemene ledenvergadering, onder de aandacht te brengen van de leden. Meestal gaat dit om bijzondere uitgaven, aanvullingen op Statuten, Huishoudelijk reglement of de twee bestuurlijke aanvullingen daarop. In geval van bijzondere uitgaven of bestedingen is dit om de verantwoordelijkheid van een besluit op te tillen naar het niveau van alle leden.
   
   Qua structuur lijken deze vergaderingen op de bestuursvergadering, incl. de agenda en notulen cyclus. Voor financiële verantwoording, kascommissie en bestuurswijzigingen wordt een vast formaat gehanteerd, die al jaren dezelfde agenda oplevert.
   
   Twee onderdelen zijn hierin geformaliseerd omdat zij verkiezingen omvatten en worden hieronder nog beschreven.

Ledenvergadering en Bestuurswijzigingen
Bestuursleden hebben zitting voor de tijd van drie jaren. Het roulatiesysteem is al vervat in artikel 10 [bestuursvergadering] van het Huishoudelijk reglement, waarop deze tekst een aanvulling is. Verkiezing volgt het volgende principe:

1. Als een bestuurslid aftredend is, kan hij zich herkiesbaar stellen.
2. Als een bestuurslid aftredend is, kan een ander lid van de vereniging zich verkiesbaar stellen. Bij meer dan één kandidaat zal een schriftelijke stemming plaats moeten vinden, zie Artikel 14 [stemwijze] van het Huishoudelijk reglement.
3. Met uitzondering van de functie voorzitter worden kandidaten niet gekozen in hun functie, doch zal het bestuur onderling de functies herschikken op een wijze dat alle bestuurlijke functies worden vervult door het bestuurslid dat de beste eigenschappen of ervaringen daarvoor heeft.

Ledenvergadering en Kascommissie
De kascommissie is het instrument voor onafhankelijke toetsing van boekhouding en verslaggeving door de Penningmeester. Daartoe moet de commissie uit 2 leden bestaan, gekozen door de leden en niet door het bestuur zelf. Vanwege de kans op belet kan een commissielid uitvallen precies in de periode van controle tot stemming in de Algemene ledenvergadering, daartoe is het fenomeen reservelid in het leven geroepen aanvullend op de actieve leden lid 1, lid 2. Normale roulatie is: lid 1 is aftredend, lid 2 wordt lid 1, reservelid wordt lid 2 en een nieuw aan te stellen reservelid.

Bij belet van één van de actieve leden zal het overgebleven actieve lid de rol van lid 1 overnemen en het reservelid de rol van lid 2. In de vergadering waarin dit duo het onderzoek en verslaggeving verricht, was lid 1 in ieder geval aftredend en het reservelid aantredend. In dit geval wordt het doorschuiven naar volgend jaar onafhankelijk van welk lid belet was: indien lid 1 belet, dan is hij exit en indien lid 2 belet was dan is hij blijvend. Dat leidt tot dezelfde roulatie: lid 1 is aftredend, lid 2 wordt lid 1, reservelid wordt lid 2 en een nieuw aan te stellen reservelid.

Bij belet van beide actieve leden ontstaat een andere situatie. In dit geval moet het tweede uitvallende lid een vervanger zoeken en voordragen aan het bestuur (bij voorkeur een vervanger met ervaring) en in overleg met de voorgedragen persoon. Het reservelid neemt de rol van lid 2 en de vervanger de rol van lid 1. Voor de roulatie naar volgend jaar geldt: lid 2 (was reserve) wordt lid 1. De belette lid 2 wordt (eigenlijk blijft) lid 2 (alsnog vervullen van taak). De vervanger verdwijnt en een nieuw aan te stellen reservelid.

Relatie tussen bestuur en de leden der vereniging
Bestuursleden zijn feitelijk gekozen vertegenwoordigers uit de algemene ledenvergadering. Statuten en Huishoudelijk reglement omschrijven die relatie tussen bestuursleden en ledenvergadering, de verkiezing van bestuursleden  en de verantwoording die bestuursleden hebben naar de leden d.m.v. Algemene en/of Bijzondere ledenvergaderingen.

Net als alle functionarissen dienen bestuursleden, als algemene houding en gedrag, het verenigingsbelang voorrang te geven aan persoonlijk belang. Voor de transparantie van belangen der bestuursleden is dan ook de Belangenadministratie, een bestuurlijke aanvulling op artikel 5 [bestuur] van het Huishoudelijk reglement, in het kader van de WBTR opgezet.

Toch zijn er zaken waardoor een bestuur genoodzaakt wordt tot extra informatieverschaffing en soms zelfs een besluit te promoveren door  activering van ledenvergadering. Deze zaken zijn dan ook vermeld in genoemde Belangenadministratie. Hierbij wordt ook gesproken van "correcte en gefundeerde gedocumenteerde besluitvorming", alsook de Algemene ledenvergadering en formeel correcte décharge en het instrument van Bijzondere ledenvergaderingen.
Het bestuur dient zich altijd bewust te zijn van de scheidingslijn tussen verantwoord bestuurlijk besluit en de plicht om via ledenvergadering bij een uitzonderlijke situatie een dergelijk besluit te promoveren, ofwel omhoog te tillen naar hen aan wie zij verantwoording verschuldigd zijn.

Dit principe omvat ook financiële visie en financiële verslaggeving. Het is van belang dat elk bestuurslid zijn best doet om die visie en verslaggeving te kunnen volgen en controleren. Minimaal één bestuurslid anders dan de penningmeester zal dan eventueel op voldoende boekhoudkundig en administratief niveau moeten kunnen mee-denken. Deze kennisdeling zal door het bestuur moeten worden erkend en gekend. Bij afwezigheid van een tweede bestuurslid met financiële kennis is het raadzaam om een onafhankelijke controleur in de hand te nemen bij onbekende situaties. Dit zal meer zekerheid geven aan het voorkómen van aansprakelijk gevaarlijke situaties.

Borging bestuurlijke visie 
Er zijn zeven documenten die het gedrag van bestuur vastleggen: 

1. Statuten
   Alle officiële regels der vereniging notarieel vastgelegd, wijzigingen moeten notarieel ná goedkeuring ALV.
2. Huishoudelijk reglement
   Een handzame beschrijving van de regels, onder beheer van het bestuur, wijzigingen moeten met goedkeuring ALV (bij strijdigheid tussen hhr en statuten gelden de statuten).
3. Belangenadministratie
   Een bestuurlijke aanvulling op artikel 5 [bestuur] van het Huishoudelijk reglement, wijzigingen net als bij Huishoudelijk reglement.
4. Vergaderstructuur
   Een bestuurlijke aanvulling op artikel 10 [bestuursvergadering] van het Huishoudelijk reglement, wijzigingen net als bij Huishoudelijk reglement.
5. Functielijst
   Lijst met functies die in de vereniging belegd kunnen worden, wijzigingen van functies zijn bestuurlijk vrij m.u.v. de 5 bestuursfuncties. Die zijn statutair en derhalve onveranderlijk.
6. Takenlijst
   Lijst met taken die in de vereniging belegd moeten worden, dynamisch gekoppeld aan de functielijst, wijzigingen zijn bestuurlijk vrij.
7. Aspirant-special
   Introductie tot de vereniging met daarin in proza geschreven ook een beschrijving van de organisatie, communicatie en administratieve organisatie, wijzigingen zijn bestuurlijk vrij doch worden in de praktijk door de redacteur onderhouden en voorgelegd aan bestuur.

Hoewel er een vrijheid bestaat voor het bestuur om 'functielijst', 'takenlijst'en 'Aspirant-special' naar eigen goedvinden te herformuleren voor optimale aansluiting aan de veranderlijkheid van de wereld en pragmatische aanpak van hun bestuurlijke taak, kunnen zij zulks alleen doen binnen de grenzen van 'Statuten', 'Huishoudelijk reglement' en 'de twee bestuurlijke aanvullingen op artikelen 5 en 10 van dat Huishoudelijk reglement'. En de inhoud van die vier documenten kan niet worden aangepast zonder instemming door ledenvergadering. Hiermede is het risico op oncontroleerbare activiteiten tot een minimum teruggebracht.

Algemene houding en gedrag 
Naast het hierboven reeds gemelde algemene houding en gedrag zullen bestuursleden de volgende gedragingen hanteren. 

1. Ken uw kader
   Bestuursleden zijn op de hoogte van de zeven bestuursdocumenten zoals hierboven vermeld. Zij kennen ook de inhoud en passen die toe.
2. Heb grip op uw autonomie
   Bestuursleden zijn verantwoordelijk voor de actuele stand van deze zeven documenten. Echter, het advies is om Statuten, Huishoudelijk reglement en de beide bestuurlijke aanvullingen alleen dan te wijzigen als er een grondige reden toe is. Deze documenten niet vaak wijzigen vormen de beste garantie voor een bestendig bestuur. Bovendien zijn voor wijzigingen ledenvergaderingen nodig en als die te vaak plaatsvinden of met te weinig grond of reden, dan verliest het bestuur niet alleen zijn bestuurlijk kader, maar mogelijk ook het vertrouwen door leden der vereniging.
   Echter, het is wel verstandig om de onderste drie documenten regelmatig te toetsen op praktijk en dagelijkse gang van zaken. En, zo nodig bij te stellen. Deze houding geeft juist een beeld van doordacht besturen en zelfvertrouwen.
   
   Bij persoonswijziging in het bestuur dient het gehele bestuur weer zo spoedig mogelijk concensus te krijgen over de volledige inhoud van de 7 doucmenten.
3. Wees transparant in uw belangen
   Bestuurders dienen vrijwillig openbaarheid te geven van persoonlijke belangen (transparantie).
4. Spreek vrijuit
   In het bestuur is elke mening van belang en tellend in argumentatie. Tegenstrijdige meningen leiden vaak tot betere besluitvorming omdat men dan de situatie uit beter inzicht en uit meer hoeken beoordeelt. Bestuursleden dienen wel voor besluiten op zoek te gaan naar de genoemde ruime meerderheid.
5. Wees solidair
   Een eenmaal met ruime meerderheid genomen besluit dient te worden onderschreven én uitgedragen door alle bestuursleden (ook de minderheids vertegenwoordiger). Het unaniem naar buiten komen van het bestuur zal haar kracht doen toenemen. Dit is een principe van solidariteit.
   
   In situaties waarin de minderheid een principiëel standpunt vertegenwoordigt, zullen de consequenties daarvan goed en met respect besproken moeten worden. Er kan overwogen worden om dat principiële standpunt mee te formuleren in het besluit voordat de presentatie naar buiten plaatsvindt.
6. Spreek en handel respectvol
   In zaken waarin men met een mindere hoeveelheid kennis van zaken op gevoel een afwijkend standpunt inneemt, is het belangrijk dat de bestuursleden dit bespreken zonder gezichtsverlies van enig bestuurslid.
7. Ken de bescherming van uw bestuurlijke aansprakelijkheid
   De komst van de WBTR heeft het gedrag van bestuursleden nogal formeel gemaakt. Besef dat dit formele kader nu juist eigenlijk ook een bescherming van bestuursleden inhoud en dus een voordeel is. Toegegeven, de hoeveelheid tekst die gekend moet worden is groter geworden. Maar minder dan u denkt want veel taakbeschrijvingen zijn sinds de komst van de Orpheus-site vastgelegd. Begrip en kennis van de daarin vervatte bestuurlijke visie zal u als bestuurslid zeker helpen. Als een formulering u niet duidelijk is, bespreek die dan in het bestuur, een noodzakelijke aanpassing behoort tot de bestuurlijke verantwoordelijkheid.
8. Vergeet niet om plezier te hebben
   De laatste ca. 40 jaar bestuur van Orpheus is door overlevering goed bekend. Hoewel er tijden zijn geweest van conflicten en botsende meningen, heeft de algemeen prettige samenwerking de overhand gehad. Het besturen van Orpheus is een waardevolle dienst.
   

Rechtsgeldigheid van dit aanhangsel 
Dit document vormt een bestuurlijke aanvulling op artikel 10 [bestuursvergadering] van het Huishoudelijk reglement. Het bestaan van dit document is op 28-03-2022 dan ook aan dat artikel toegevoegd. Het doel van dit aanhangsel is om transparantie van vergaderstructuur, besluitvorming en bestuursvisie als maatregel voor onnodige bestuurlijke aansprakelijkheid vast te leggen en zichtbaar te houden.

Wijzigingen aan dit document gaan in na toestemming door leden in een bijzondere ledenvergadering. Een afdruk van dit document wordt dan na goedkeuring gedateerd en ondertekend door Voorzitter en Secretaris. Het getekende exemplaar wordt dan gearchiveerd en de digitale versie krijgt de tekendatum als verschijningsdatum.

Aldus in stemming gebracht en goedgekeurd d.d. 28-03-2022 
 
Voorzitter: Herman Verberne
 
Secretaris: Bart Koopman