Inleiding
De functielijst is een uitbreiding op het huishoudelijk reglement, waarin de belangrijkste functionarissen van de vereniging worden weergegeven. In dit artikel "Taakverdeling/rollen" worden aanvullingen voor deze rollen weergegeven: algemeen gedrag, risico's en mandaten.
 
Het moge duidelijk zijn, dat i.v.m. met het dynamisch karakter van de vereniging dit artikel regelmatig moet worden bijgestuurd. Ook worden wel eens taken gedelegeerd of overgenomen in noodsituaties. In geen geval moet deze lijst worden gezien als absoluut, noch uitputtend. Wij pogen frequent deze lijst na te lopen als een soort bijlage van de aspirantkrant.
 
Algemeen gedrag

1. Elke functionaris vertegenwoordigt in zijn rol de rechtspersoon mannenkoor Orpheus en dient het verenigingsbelang voorrang te geven aan persoonlijk belang.
2. Binnen de vereniging is al enige jaren de noodzaak tot het hebben van een e-mail adres. Voor functionarissen is dit een eis.
3. De functies beslaan drie categorieën:
   1. Bestuursfuncties zijn vastgelegd in statuten en Huishoudelijk reglement.
   2. Professional functies zijn voor professionals die een honorarium voor hun diensten ontvangen. Zij zijn contractueel gebonden.
   3. De ondersteunende functies kunnen door leden van de vereniging worden vervuld in overleg met bestuur, indien en zolang zij geschikt zijn en de taken willen vervullen. Deze ondersteunende functies worden dan vervuld in opdracht van het bestuur en, per functie, voorzien van een mandaat. 

Functiecategorie Bestuursleden

1. Statutair bestaat het bestuur uit 5 leden. In tijden van ledenschaarste mag het bestuur in overleg met de leden, en daartoe in Algemene ledenvergadering goedgekeurd, besluiten om slechts 4 bestuursleden aan te stellen (doch niet minder).
   
   De vijf bestuursfuncties zijn vastgelegd als: Voorzitter, Secretaris, Penningmeester, Vice-voorzitter en Bestuurslid. De eerste drie vormen het dagelijksbestuur. Uitsuitend de bestuursleden hebben stemrecht in het bestuur.
   
2. Bestuursleden hebben een voorbeeldfunctie naar de vereniging toe en, derhalve, proberen zij bij hun afwezigheid rekening te houden met het seizoen van de vereniging. Deze voorbeeldfunctie is afgeleid van drie principes voor correct bestuurlijk gedrag uit de "Governance Code Cultuur 2019 (GCC 2019)":
   1. Principe 5
      Het bestuur is verantwoordelijk voor de algemene en dagelijkse leiding, het functioneren en de resultaten van de organisatie.
   2. Principe 6
      Het bestuur gaat zorgvuldig en verantwoord om met de mensen en de middelen van de organisatie.
   3. Principe 8
      Het bestuur is verantwoordelijk voor zijn samenstelling en waarborgt daarbij deskundigheid, diversiteit en onafhankelijkheid.
3. Belet
   Belet is kortstondige afwezigheid zoals een korte ziekte of vakantie. Een bestuurslid kan ook voor een ietwat langere vakantieperiode aldus afwezig zijn. Hij dient in dat geval voor adequate herverdeling van zijn werkzaamheden te zorgen.
4. Ontstentenis
   Ontstentenis gaat over langdurige ziekte of soortgelijke niet beschikbaarheid van een bestuurder voor langere tijd (zeg meer dan een maand???). Het bestuur dient de leden der vereniging hiervan op de hoogte te stellen en in een bijzondere ledenvergadering een besluit te maken over de noodzakelijke voorzieningen voor adequaat bestuur. Het bestuur zal dan een plan van voorziening voorstellen aan die BLV. In dit bijzondere geval kan de (Vice-)Voorzitter der vereniging aan een niet-bestuurslid vragen om die vergadering en stemming te leiden.
5. Het bestuur vergadert gewoonlijk ca. 6 keer per jaar (statutair minimaal 4 keer). Uit ervaring blijkt dat in drukke tijden maandelijks vergaderen de vergaderdruk omlaag brengt, doordat zaken minder lang blijven liggen. Bestuursvergaderingen vinden plaats bij bestuursleden thuis (er bestaat de mogelijkheid van een vergaderkostendeclaratie). Onderling wordt de volgende vergaderdatum, -plaats en -tijd afgesproken als laatste agendapunt op de vergadering.
6. Elke week is het mogelijk om, na de repetitie, in kort beraad de spoedeisende gevallen te behandelen. Het is dan gebruikelijk dat daar minstens drie bestuursleden bij aanwezig zijn. Voor spoedeisende besluiten moet minimaal drie bestuursleden aanwezig zijn. 
7. Naast vergaderingen zijn er de zg. ronde-tafel-gesprekken. Een deel van het bestuur praat dan met de dirigent met 'de benen op tafel'. Het is een gesprek waarbij alles ter tafel mag worden gebracht. Zowel dirigent als het bestuur kan het initiatief nemen tot het plannen van zo'n gesprek.
8. De voorzitter wordt als enige bestuurslid in zijn functie hoofdelijk gekozen op een ledenvergadering. Alle overige bestuursfuncties worden door het bestuur onderling verdeeld o.b.v. geschiktheid. 
9. Per project worden de taken binnen bestuur verdeeld. Daarbij worden bij voorkeur de taken gescheiden op functie en geschiktheid van het bestuurslid. In gewoon Nederlands gesteld: "Eenieder doet wat het best bij hem past." Zo wordt de diversiviteit van de persoonlijkheden ten volle benut en doet iedereen eigenlijk wat hij zelf ook wil.
10. Belangenadministratie
    Door de invoering van Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen in 2021 is een administratie van de belangen van bestuursleden noodzakelijk geworden.  Bestuurders dienen vrijwillig openbaarheid te geven van persoonlijke belangen (transparantie).
    
    Bij sollicitatie wordt dit bekend gemaakt aan het aspirant bestuurslid. En bij toetreding treedt dit in effect (zie belangenadministratie). Zolang het bestuurslid functie houdt, is hij verplicht wijzigingen in zijn belangen (direct en indirect) kenbaar te maken aan het bestuur. Binnen de vereniging is dit een transparant gegeven en daarbuiten niet zichtbaar. De belangenadministratie is een belangrijk hulpmiddel ter bescherming van de rechtspersoon mannenkoor Orpheus en volgt daarin ""Governance Code Cultuur 2019"" (GCC 2019). Om die reden wordt de belangenadministratie ook tot 7 jaar na beëindigen bestuursfunctie nog bewaard.
    
11. Vergaderstructuur
    Het bestuurlijk vergaderen volgt een vastomschreven structuur. Daarin is opgenomen: verslaglegging, wijze van stemmen en de besluitvorming omtrent kleine en grote besluiten. Ook is vastgelegd op welke momenten een toetsing in algemene of bijzondere ledenvergadering dient plaats te vinden.

Voorzitter (lid dagelijks bestuur)

• De voorzitter leidt de vergaderingen. Het is de bedoeling dat de stukken thuis door de deelnemers worden doorgelezen, zodat de vaart er bij de vergadering in blijft. De voorzitter waakt dan ook over de vergadersnelheid.
• De voorzitter geeft en neemt het woord en kan vergaderingen sluiten binnen de regels van het huishoudelijk reglement.
• De voorzitter is, naar buiten en naar binnen toe, een duidelijk aanwezig aanspreekpunt. Sommige vragen kunnen beter gesteld worden aan het bestuurslid van portefeuille, doch in de praktijk zoekt men vanzelf de voorzitter op, die de vraag kan delegeren.
• Wekelijks houdt de voorzitter een kort praatje over lopende zaken richting de leden. Dit gebeurt in de pauze van de repetitie. In dit praatje komen aan bod: aanvraag concerten, ziek en zeer, belangrijke bestuurlijke mededelingen en de jarigen.

Secretaris (lid dagelijks bestuur)

• De secretaris is verantwoordelijk voor de administratie van de vereniging in die zin, dat hij o.a. de ledenadministratie verzorgt. Voor de uitvoering van administratieve zaken kan hij delegeren naar een bestuurslid die kennis heeft van de complexe administratiemogelijkheden.
• Ook stelt de secretaris de agenda voor vergaderingen op, verzorgt de presentielijst en de actielijst en notuleert hij de vergaderingen.
• De secretaris verzorgt alle uitgaande en binnenkomende correspondentie. Binnengekomen post wordt door hem binnen het bestuur in behandeling gebracht. Hij is ondertekenaar namens het bestuur voor de uitgaande post, waarbij de voorzitter medeondertekenaar is van belangrijke stukken.
  
  Voor financiële correspondentie wordt veelal gedelegeerd naar de penningmeester, die dan ook mede-ondertekend.
  
• De secretaris verzorgt de archivering van alle stukken, incl. de jaarstukken en financiële jaarstukken en verslag kascommissie. Details van de financiële documenten archiveert de penningmeester zelf. 

Penningmeester (lid dagelijks bestuur)

• De penningmeester beheert de financiën van de vereniging. Hij ontvangt gelden en doet betalingen. Hij dient daartoe ook het boek te houden.
• De penningmeester is transparant in zijn informatievoorziening richting bestuur. Per project bewaakt hij het resultaat van het project en informeert het bestuur bij afwijkingen van de projectbegroting in positieve en negatieve zin.
• De penningmeester verzorgt een financiëel jaarverslag met resultaten geparalleerd aan de vorige begroting, een balans en een nieuwe begroting.
• De penningmeester adviseert het bestuur in een langere termijnplanning betreffende de financiële situatie van de vereniging.

Vice-voorzitter (bestuurslid)

• De vice-voorzitter vervangt de voorzitter in diens taken bij zijn afwezigheid. Bij uitval (ontstentenis) van de voorzitter neemt hij waar tot maximaal de eerstvolgende algemene of bijzondere ledenvergadering. 
• De vice-voorzitter is een functie die per definitie wordt toegewezen aan een bestuurslid die geen lid is van het dagelijks bestuur, zodat bij uitval van voorzitter het dagelijks bestuur nog steeds driekoppig is. 
• Zolang de voorzitter in functie is, is de vice-voorzitter een bestuurslid als hieronder.

Bestuurslid (bestuurslid)

• Het Bestuurslid is in principe 'vliegende keep'. Hij neemt taken op zich die per project kunnen verschillen. Desgewenst kunnen taken van functionarissen aan hem worden toebedeeld, zodat zijn verantwoordelijkheden duidelijker worden omschreven.

Functiecategorie Professionals 
Orpheus huurt professionals in voor muzikale leiding/begeleiding. Hun rechten en plichten zijn contractueel vastgelegd. De contracten voor professionals kennen een kalenderjaar-cyclus met een vaste procedure Procedure contracten professionals

Dirigent (professional)

• De dirigent leidt de repetities en uitvoeringen en draagt dan de muzikale verantwoording.
• De dirigent maakt, in overleg met het bestuur, de keuze in de uit te voeren muziekstukken.
• De dirigent adviseert in zaken van muzikale aard en koorpresentatie.
• De dirigent test aspirantleden voor geschiktheid aan de regels zoals door het bestuur vastgesteld.
• De dirigent bepaalt de plaats van een zanger qua stemsoort.
• Als een zanger niet meer geschikt is om aan de muzikaliteit van het koor bij te dragen adviseert de dirigent het bestuur.
• De dirigent plant de inhoud van de repetities a.h.v. de uit te voeren concerten. Hij/zij bepaalt daarbij de aanwezigheid van pianobegeleiding, waarbij een ratio van repetities met/zonder pianobegeleiding door het bestuur is afgesproken per project.
• Vaststelling van honorarium en onkostenvergoedingen worden door het bestuur jaarlijks contractueel vastgelegd.
• Bovenstaande kort overzicht wordt ook nog aangevuld in het contract: dirigentconvenant (concept).
• Rechten en plichten zijn verwoord in het contract: dirigentovereenkomst (concept).

Pianist (professional)

• De vaste begeleider staat bij op repetities op oproepbasis, voor te stellen door de dirigent in overleg met het bestuur.
• Voor concerten met pianobegeleiding wordt een beroep gedaan op de vaste pianist, tenzij door een solist een andere geëist wordt.
• Vaststelling van honorarium en onkostenvergoedingen worden door het bestuur jaarlijks contractueel vastgelegd.
• Rechten en plichten zijn verwoord in het contract: honorariumpianist (concept).

Functiecategorie Ondersteunende functies 
Naast de bestuursleden en professionals zijn er nog meer functies gedefinieerd. Deze hebben tot doel om rollen en taken buiten Huishoudelijk reglement en contracten te structureren. Als alternatief kunnen die functies ook worden ingevuld door bestuursleden. 
 
Bibliothecaris

• De bibliothecaris verzorgt het toezicht op de bibliotheek met gearchiveerde bladmuziek. En ook van digitale versies van bladmuziek, bijvoorbeeld: MuseScore en PDF.
  De bibliothecaris is verantwoordelijk voor correcte digitalisering.
• De bibliothecaris houdt een catalogus bij van de aan de vereniging in eigendom toebehorende muziek.
• De bibliothecaris geeft bladmuziek uit en neemt het in en draagt daarbij zorg dat 1 exemplaar van elk werk in de bibliotheek blijft (de zg. originelen).
• De bibliothecaris informeert het bestuur als door verlies of schade het aantal exemplaren van een werk onder een bepaald minimum aantal dreigt te raken.

Thuisstudie-team

• Het thuisstudie-team bestaat uit twee mensen en verzorgt de ondersteuning van thuisstudie via internet. De bladmuziek wordt met behulp van het programma MuseScore gedigitaliseerd en op internet aan onze bibliotheek gekoppeld. MuseScore voorziet in een digitale vorm van bladmuziek, die ook afgespeeld kan worden. De muzikale weergave van MuseScore is vooral bedoeld voor het aanleren van toonhoogtes maar de dynamiek is minimaal.
  
  Daar waar van toepassing wordt van PDF's papieren bladmuziek geproduceerd en uitgedeeld aan zangers, zodat zij allen dezelfde bladindeling hebben. En, daar waar nodig, worden de PDF's aan de onze digitaal vastgelegde muziek op internet gekoppeld.
  
• De leden van het team adviseren zangers en dirigent in het gebruik van MuseScore. Soms bieden zij hulp aan zangers/dirigent bij problemen en installaties.
• Het thuisstudie-team adviseert het moment van upgrade naar een nieuwe/actuele versie van MuseScore.
• In uitzonderlijke gevallen en met voordeel voor een meer muzikale weergave wordt een opname van een werk voor zelfstudie gemaakt door tussenkomst van dirigent en op internet aan onze bibliotheek gekoppeld. Dit gebeurt echter bij uitzondering wegens de grootte van dit soort bestanden.

Fotograaf

• De fotograaf verzorgt de 'pasfoto's' van de personen die aan de vereniging verbonden zijn, zodat de gallery op internet up-to-date blijft.
• De fotograaf maakt foto's bij Orpheus-activiteiten.
• De fotograaf bepaalt d.m.v. een zg. voorselectie welke foto's geschikt zijn voor publicatie. De posities en afmetingen van de gepubliceerde foto's bepaalt de redacteur van de nieuwsbrief i.v.m. de beschikbare ruimte.

Redacteur

• De redacteur draagt zorg voor de informatievoorziening op de internet-site.
• De redacteur bewaakt de toegepaste huisstijl en verzorgt de lay-out, plaatsing en afmeting van de foto's. Dit doet hij vanuit het publicatieproces van de nieuwsbrief. De nieuwsbrief moet altijd een even aantal pagina's hebben, zodat de agenda op de achterkant verschijnt.
• De redacteur verzorgt de productie en verspreiding van nieuwsbrieven en andere publicaties.
• In mindere mate controleert de redacteur het taalgebruik en adviseert dan de auteurs van de stukken. Dit geschiedt vanuit een origineel eigendom des auteurs en  binnen de regels van het publicatieproces.
• De redacteur verzorgt het gastenboek, verwijdert spam en verzorgt, in overleg met het bestuur, voor de eventuele reactie. De reactie wordt dan door hem ook in het gastenboek opgenomen. 

Red.concertenLEDENINFO:functielike=?red.concerten

• De redacteur-concerten verzorgt de redactie en vormgeving van programmaboekjes, posters en toegangsbewijzen van concerten.

Concertmeester

• De concertmeester treedt in overleg met de dirigent omtrent opstelling van het koor en de plaatsing van de risers. Hij neemt de wensen van de dirigent goed op.
• De concertmeester verwoordt vervolgens vanuit de wensen van dirigent de wijze van opkomen, opstellen en aflopen in richting van de zangers en ontlast daarmee de dirigent. Hij oefent, zo nodig, ook deze taken met de zangers.
• De concertmeester verzorgt deze taken zelfstandig om het bestuur te ontlasten. Bij problemen en/of onduidelijkheden besluit het bestuur.

PR-contact

• De PR-contact functionaris is in staat om adequaat wervende teksten op te stellen, bedoelt voor publicaties, programmaboekjes, wervingsposters, persberichten en dergelijke. De feitelijke inhoud moet worden goedgekeurd door bestuur, indien deze functie buiten bestuur is belegd. Echter, in dat geval zal het bestuur wel het voorstel van de tekst als advies beschouwen.
• De PR-contact functionaris houdt een lijst met contactadressen / e-mail adressen bij van kranten, weekbladen e.d. waarin Orpheus gewend is om persberichten vrij te geven.
• PR-contact zal, na goedkeuring door bestuur, zorgdragen voor correcte aanlevering van opgestelde persberichten aan de bedoelde adressen in zijn contactlijst.
• Hij draagt zorg voor overdracht van deze lijst / werkmethoden aan zijn opvolger.

Webmaster

• De webmaster beheert de administratieve internetpagina van Orpheus.
• Tot zijn taken behoren het onderhoud op database-definitie en programmatuur, alsmede de database inhoud en integriteit.
• Hij is contactpersoon voor storingen op de site.
• De webmaster beheert ook de geanonimiseerde email adressen van Orpheus-functionarissen en regelt de koppeling van de ontvangers van die adressen.

VriendenVanOrpheus
Sinds augustus 2006 is de sponsorclub VriendenVanOrpheus opgericht. Deze club wordt bestuurd door een subbestuur, waarbij hun penningmeesterfunctie automatisch wordt vervuld door de penningmeester van de vereniging, hierboven genoemd. Voorafgaand aan installatie van het subbestuur is door het bestuur van mannenkoor Orpheus het sponsorreglement opgesteld in overleg met kandidaat-subbestuur-leden. 
 
VVO-voorzitter

• Het subbestuur verdeelt onderling de taken op een wijze in overeenstemming met hun functie-omschrijving (met uitzondering die van de penningmeester). Voor het gebruik van de geldmiddelen der vereniging moet toestemming van het bestuur zijn verkregen. De opbrengsten van sponsoring vallen direct in reservering van de boekhouding van Orpheus en de aanwending van die reservering is onder strenge regels (het is geen vrij geld).
  
  De verrichtingen en bevoegdheden van het subbestuur zijn vervat in het sponsorreglement.
  
• Het subbestuur verzorgt zelf de administratie van de VriendenVanOrpheus en gebruikt daarvoor de programmatuur die door het bestuur is ontwikkeld. Het subbestuur draagt zorg voor de werving van clubleden en fondsen, waarvan het koor uitsluitend gebruik mag maken voor de ondersteuning van muzikaliteit en presentatie.
  
  De tegenprestaties voor de clubleden bestaan in het toezenden van nieuwsbrieven (onder verantwoordelijkheid van de redacteur), toegangskaarten (onder verantwoording van het bestuur) en speciale VIP-ontvangst van clubleden bij concerten. Met name de laatste taak wordt ingevuld door het subbestuur of door, door het subbestuur aan te wijzen, vervangers.
  
  De regels van aanwending en tegenprestaties zijn vervat in het sponsorreglement.
  

De gedragingen van het subbestuur en van de clubleden mogen Orpheus niet schaden.