Van traditionele overlevering naar gedocumenteerde structuur
De bestuursvisie van mannenkoor Orpheus heeft zich ontwikkeld van een traditioneel overgedragen set handelingen tot een gedocumenteerde set handelingen. Door de komst van onze internet-site in 2001 en de daaropvolgende integraties van administraties in de site werd ook steeds meer en meer via de site geregeld. Sinds de start van de site, werd ook al een logboek bijgehouden van de ontwikkeling van de mogelijkheden. De helpfuncties van de site vormden ook een bron van informatie.

Sinds de komst van een publicatie-tool op de site werd ook steeds meer drukwerk via de site ontwikkeld. Via nieuwsbrief, posters en een grote verscheidenheid aan andere informatiekranten kon drukwerk opeens in een huisstijl snel ontwikkeld worden. Een nieuwe krant is bijna net zo snel ontwikkeld als dat je hem bedenkt. Het Huishoudelijk reglement is een van die publicaties geweest met als start-inhoud de papieren versie van 01-04-1988. Ook de Aspirant-special is één enkele krant die gemiddeld 4x per jaar geactualiseerd wordt en de introductie/informatiekrant van de vereniging is. Deze special kreeg steeds meer aanhangende voorbeelden en uitbreidingsartikelen, waaronder een takenlijst. Men kan nu rustig zeggen dat de structuur van bestuursprocessen en besluitvorming al meer dan 15 jaar een groeiend onderdeel van de site is.

Invoering Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen
De komst van de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen die inging op 1 juli 2021 was slecht aangekondigd. Door toeval werd het bestuur van Orpheus op haar komst opmerkzaam gemaakt in februari 2021. En de rechtspositie van verenigingen, stichtingen en hun bestuursleden zou onmiddellijk per ingang gewijzigd worden. Vreemd dat niemand in Nederland actief alle verenigingen en stichtingen hierop gewezen heeft. Het geldt voor alle rechtspersonen, groot én klein, de meeste daarvan zijn amateurs. Goed bedoelende mensen die een hobby ondersteunen. In die eerste maanden hoorden wij van verenigingen die zich opgeheven hebben omdat zij het niet aankonden. Maar meer nog van verenigingen die zeiden: "Voor ons geldt dat niet, wij zijn niet rijk, hebben geen bezit en investeren niet."

Maar is dat ook zo?

Het bijwonen van twee webinars, waaronder een via de KBZON was een bron van informatie voor een goede aanpak. Er werden een paar dingen duidelijk.

1. Het gaat er vooral om dat besturen en bestuurders zich verantwoordelijk voelen voor het borgen van goede regels en afspraken. Zo kan in aansprakelijkheidssituaties aangetoond worden dat het proces van de vereniging/stichting voldoende waarborg heeft gekregen en dat elk besluit herleidbaar is tot een goede besluitvorming. Daarbij heeft elk bestuurslid zijn belangen zichtbaar gemaakt aan het bestuur, zodat belangenverstrengeling gemanaged kan worden.
2. Dus dient er in de documenten voor procedures voldoende zaken beschreven zijn om die transparantie te borgen en te verzekeren. Met andere woorden: elke toetreder tot een bestuur dient zich bewust te worden van die processen in verhouding tot zijn gedrag als vertegenwoordiger van die rechtspersoon. De webinar via de KBZON maakte het duidelijk dat deze borging het belangrijkste is.
3. Alle verenigingen en stichtingen hebben tot 1 juli 2026 de tijd om die verandering in de statuten te laten reflecteren en daarbij gaven zij ook aan om dat niet als eerste te doen. Begin met je eigen documenten/processen om dan na minimaal 2 jaar pas eens aan de statuten te beginnen. Statutaire wijzigingen gaan via een kostbare notaris en je kan maar beter alle formuleringen een paar jaar hebben getoetst in de praktijk voordat je aan die laatste stap begint.
4. Ook al denk je geen risico te lopen want "wij zijn toch altijd eerlijk en doen alles netjes", vergis je niet. Zodra een aansprakelijkheidseis naar de rechtspersoon gaat, kan dat resulteren in een geschil. En zodra dat gebeurt (al is het om één niet-betaalde maand huur van een repetitielokaal), dan moet je aantonen dat de besluitvorming correct is gevoerd, dat belangenverstrengeling of tegenstrijdige belangen geen rol hebben gespeeld. Bij verlies, worden de bestuursleden persoonlijk aansprakelijk gesteld. NB volgens de letter van de wet was dat al zo. Echter, door de meer formele eis wordt het nu makkelijker om die mensen daadwerkelijk aansprakelijk te stellen.
5. Wij hebben een bestuursaansprakelijkheidsverzekering. Je kunt er ongeveer een eierwekker op zetten of de gezamenlijke verzekeraars komen tot de conclusie: "Als u als verzekeringnemer niet kan aantonen de WBTR actief te hebben ingevoerd in uw vereniging/stichting, dan kunnen wij u deze dekking niet meer verlenen."

En de oplossing is dus relatief simpel: Zorg dat al jouw spelregels op papier staan.
Van belangenadministratie tot bestuursverkiezingen. Van correct vergaderen tot correcte formele décharge. Van bestuursverantwoording tot bestuursbewustwording. Van hoe stemmen wij tot wat is een meerderheid. Maar ook van: Hoe is het bestuur controleerbaar tot hoe autonoom beheert het bestuur zijn positie tot de leden. En zoals gezegd: Statuten het laatst.

De consequenties voor Orpheus
Gelukkig voor ons koor stond er al heel erg veel op papier: statuten, huishoudelijk reglement, functielijst, takenlijst en aspirant-special. Eerste fase was om die eens naast elkaar te leggen en vervolgens tegen het verslag met de informatie uit het webinar aan te houden. Wat is goed genoeg? Wat moet scherper/duidelijker? Wat moet explicieter? en Hebben we nu alles? Twee maanden schrijven, herschikken, doorhalen, verplaatsen en weer herformuleren was nu de eerste klus. Gewoon één enkel coherent verhaal in de betreffende documenten. Huiswerk voor één bestuurslid en een sparring partner die de eerste kritische lezer wordt om de documentatie meer aan te scherpen. Tijdens dit schrijven werden twee documenten nieuw toegevoegd, één over handelingen rond belangen en één over besluitvorming en vergaderen. Deze twee documenten vormen twee aanvullingen op resp. twee artikelen in het Huishoudelijk reglement. Zo kwam het totaal aan bestuurlijke documenten op 7. En het artikel dat u nu leest beschrijft hun samenhang, het 8ste bestuursdocument: de bestuursvisie.

En gaandeweg het schrijven ontstond de volgende vraag: "Welke handelingen kan het bestuur vrij ontplooien en welke handelingen dienen binnen de grenzen van ledenvergadering te worden vastgelegd". De wereld verandert vaak zo snel dat een rondje langs de leden voor elk wissewasje gewoonweg verlammend werkt. Met die vraag in de hand werd de gehele set documenten opnieuw beoordeeld.

Bestuurskader en vrijheid van bestuurlijk handelen
Vier documenten gaan over bestuursvorm, verkiezing, mandaat en gedrag. De ledenvergadering is noodzakelijk om de grenzen van het bestuurlijk handelen, het kader, onder beheer te hebben. Zo zijn Statuten, Huishoudelijk reglement en de twee bestuurlijke aanvullingen op artikel 5 en 10 van het huishoudelijk reglement alleen maar wijzigbaar mét toetsing en toestemming door ledenvergadering. In principe gold dit al voor statuten en huishoudelijk reglement en het is niet meer dan logisch dat de twee bestuurlijke aanvullingen op het huishoudelijk reglement óók onder deze noemer vallen. Deze vier documenten vormen het bestuurskader.

Wat overblijft zijn de Functielijst, de Takenlijst, de Bestuursvisie en de Aspriant-special. De op de functielijst vermelde bestuursfuncties zijn onveranderlijk vastgelegd in Statuten en Huishoudelijk reglement en daarmee liggen die vast. Het bestuur kan over de overige functies vrij beschikken, uitbreiden en inkrimpen en ook over de taken die bij de functies horen. Dat is dus de vrijheid van handelen. Alleen die vrijheid mag nooit strijdig zijn met het kader van de andere documenten. De Aspirant-special is een zeer vluchtige en makkelijk te lezen tekst en de bestuursvisie is een inleiding.

Deze laatste vier documenten zijn dus grotendeels vrij aan het bestuur en daarmee de bestuurlijke vrijheid. Daar waar dezen mochten afwijken van het kader geldt toch het bestuurskader.

Borging bestuursvisie
De bestuurlijke visie van mannenkoor Orpheus is dus voortaan geregeld in deze acht documenten. Zij vormen de transparantie en het bestuurskader. Een overzicht:

1. Statuten
   De statuten van de vereniging zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel (kvk.nr. 40635194). Wijziging aan de statuten is uitsluitend mogelijk na goedkeuring door ledenvergadering en via een notaris.
2. Huishoudelijk reglement
   Het actief Huishoudelijk reglement is een meer handzame beschrijving van de regels in onze vereniging. Dit reglement mag niet strijdig zijn met de statuten. Wijzigingen worden door het bestuur voorgesteld en dat voorstel Huishoudelijk reglement treedt pas in werking na goedkeuring door ledenvergadering. Elk gewijzigd artikel in het Huishoudelijk reglement is voorzien van een revisie met datum.
   
   De eerste digitale versie op de Orpheus site is revisie 0 en overgenomen van het HHR van 01-04-1988 met als auteur: hhr.xxx. Latere aanpassingen blijven dus zichtbaar als hhr.xxx-rev.999 (met xxx=artikelnummer). Allemaal in het overzicht Geschiedenis van Huishoudelijk reglement artikelen en bestuurlijke aanvullingen
3. Belangenadministratie (Nieuw)
   De actieve Belangenadministratie vormt een bestuurlijke aanvulling op artikel 5 [bestuur] van het Huishoudelijk reglement. Met de komst van de WBTR zijn wij verplicht om meer transparantie te geven aan belangen van onze bestuurders, de mogelijke verstrengelingen daarbij en regels om daar mee om te gaan.
   Hoewel deze aanvulling een los document is volgt het de regels van het Huishoudelijk reglement: elk voorstel Belangenadministratie  levert een nieuwe versie van het document op en treedt in werking na goedkeuring door ledenvergadering.
   
   Door vermelding van auteur: hhr.005}best.aanv.rev.999 komen de versies van dit docment in hetzelfde overzicht van 2.
   
   Er is ook een Database beschrijving belangenadministratie en een overzicht belangenadministratie. De laatste is uitsluitend toegankelijk voor mensen met bestuursniveau.

4. Vergaderstructuur (Nieuw)
   De actieve Vergaderstructuur vormt een bestuurlijke aanvulling op artikel 10 [bestuursvergadering] van het Huishoudelijk reglement. Met de komst van de WBTR zijn wij verplicht om meer transparantie te geven aan de besluitvorming door bestuur. Door het vastleggen van bestuursproces wordt herleidbaarheid van genomen besluiten mogelijk gemaakt.
   Hoewel deze aanvulling een los document is volgt het de regels van het Huishoudelijk reglement: elk voorstel Vergaderstructuur levert een nieuwe versie van het document op en treedt in werking na goedkeuring door ledenvergadering.
   
   Door vermelding van auteur: hhr.010}best.aanv.rev.999 komen de versies van dit docment in hetzelfde overzicht van 2.
5. Functielijst
   De actieve Functielijst wordt beheerd door het bestuur en vastgelegd in de ledenadministratie op de site als rollen die in de vereniging kunnen worden belegd. Er bestaat een standaard lijst hiervoor in onze database met een controle op hun belegging bij leden. De lijst kan ook worden opgevraagd met een controle op toebedeelde functies en zo kunnen vacatures zichtbaar worden.
   Behoudens de bestuursfuncties mag het bestuur in eigen beheer de lijst aanpassen naar eigen inzicht teneinde een actueel en werkbare set met rollen te hebben.
   Onderscheid wordt gemaakt tussen:
   1. Bestuursfuncties (vastgelegd in statuten en huishoudelijk reglement),
   2. Professionals (professionals die Orpheus inhuurt voor muzikale leiding en begeleiding; vastgelegd in contracten) 
   3. Ondersteunende functies. Deze overige functies kunnen worden belegd buiten bestuur of als extra functie bij bestuursleden. 
6. Takenlijst
   De actieve Takenlijst is een nieuwsartikel op de site. In aanvulling op de functielijst worden gedrag en taken per functie omschreven. Deze taken dienen als leidraad voor functionarissen. Daar waar overlap bestaat tussen takenlijst met het Huishoudelijk reglement en de twee bestuurlijke aanvullingen, mag geen strijdigheid bestaan. Indien toch, dan  dient de takenlijst zo spoedig mogelijk te worden bijgesteld. De takenlijst is in het kader van bestuurlijke transparantie opgenomen in het overzicht 'Geschiedenis Huishoudelijk reglement' van punt 2 (voorstel Takenlijst).
   In het verlengde van takenlijst bestaan er procedurebeschrijvingen. Het bestuur bepaalt welke procedures belangrijk zijn i.v.m. verlagen van risico op aansprakelijkheid door ze in het kader van bestuurlijke transparantie op te nemen in het overzicht 'Geschiedenis Huishoudelijk reglement' van punt 2. Dergelijke procedures kunnen dan via links aan de Takenlijst worden toegevoegd. Ook hiervan is een actieve Procedurelijst en een voorstel Procedurelijst
7. Aspirant-special
   De  actieve Aspirant special is een informatiekrant voor aspirantleden en geïnteresseerden. Deze krant wordt regelmatig geactualiseerd en een deel wordt automatisch bijgewerkt, zoals bestuurswijzigingen. De krant moet worden gezien als introductie in de vereniging, het open en transparante karakter van de processen en bestuur. Er in beschreven staan: gedragscode en alle administratieve en procedurele zaken van het koor. Plus verwijzingen naar relevante documenten en voorbeelden.
8. Bestuursvisie
   Het document dat u nu leest.

Is besturen nu moeilijker of makkelijker geworden?
Ja de acht documenten dienen gekend en erkend te worden door (aspirant) bestuursleden. Als u weet en beseft dat deze documenten bestaan en dat hun onstaansrecht goed is georganiseerd, dan is het ook een hulpmiddel.

Als je het individueel eens niet helemaal weet of begrijpt of jullie het collectief even niet weet of begrijpt, dan staan in deze documenten de antwoorden die u zoekt.

Alle bestuursleden delen de verantwoordelijkheid voor de actualiteit van deze documenten in de zin van "Past dit nog allemaal?" De wereld zal blijven veranderen en men dient de inhoud van deze documenten actueel te houden. En daarbij geldt dat de wijze van aanpassen van deze documenten óók in deze documenten staat.