Dit artikel beschrijft het 'Orpheus-publicatieproces' ten behoeve van transparantie (oorspronkelijke uitgave 24-01-2020)
Berichten namens Orpheus in kranten en andere nieuws-media geschieden altijd door het bestuur van Orpheus. Dit artikel gaat echter over publicatie in de Orpheus Nieuwsbrief of soortgelijke informatiekranten via de Orpheus-site.

Berichten die men aan Orpheus stuurt voor algemene doeleinden noemen wij kopij. Het bestuur van Orpheus behoudt zich het recht voor besluit van publicatie van kopij in hun publicaties zoals bijv. de Nieuwsbrief voor verspreiding onder haar relaties. Kopij kan worden aangeleverd in de vorm van e-mail of het afgeven in papiervorm aan een bestuurslid. Het bestuur van Orpheus neemt de kopij dan in overweging tot publicatie door het invoeren in de site in de status 'klad'. Met sommige functionarissen van het koor (bibliothecaris, PR, thuisstudie) is afgesproken dat zij in overleg met het bestuur zelfstandig artikelen voor publicatie als kopij in te kunnen voeren.

Voor zangers van Orpheus is op de site een functie aangebracht onder password-beveiliging voor het indienen van kopij: "Kopij inleveren". De zanger kan het artikel via "Kopij inleveren" blijven aanpassen zolang het artikel de status 'klad' heeft.

Om redenen van huisstijl en kwaliteitsbewaking vormt redactie een onderdeel van het publicatieproces. Deze redactie is de laatste in de reeks van handelingen tot publicatie en eindigt met het wegnemen van status 'klad'. Voor de dagelijkse afhandeling heeft het bestuur een redacteur aangesteld. Deze voert het proces van redactie uit en zal in moeilijke gevallen in overleg gaan met het bestuur, die dan het eindbesluit neemt. Als kader voor zijn werk heeft de redacteur een set 'Regels van redactie'.

1. Aansprakelijkheids-risico
   Als een artikel wordt ingediend, waarbij de situatie ontstaat dat Orpheus aansprakelijk kan worden gesteld na publicatie, dan zal het bestuur van Orpheus het besluit kunnen nemen om (een deel van) het artikel niet te publiceren. De auteur zal worden aangesproken op dit besluit en de risico's waar de auteur de vereniging aan had kunnen blootstellen. Hier kan worden gedacht aan kwetsend taalgebruik, beledigingen aan mensen of groeperingen, racisme e.d.
   Ook artikelen waar een verborgen agenda of politiek standpunt wordt gelezen die het voortbestaan van het koor ondermijnen en/of tegen statuten of huishoudelijk reglement ingaan, zonder dat een dergelijk doel de bestaande overlegstructuur van de vereniging heeft gepasseerd.
2. Zonder overleg met auteur
   1. Leestekens
      Voor een constante stijl past de redacteur de volgende afspraak toe:
      Leestekens staan altijd in de vorm woord-leesteken-spatie-woord: "bestuur, die". Uitzondering op deze regel is aanhalingsteken of haakje openen, waar leesteken en spatie worden omgedraaid: "functionarissen van het koor (bibliothecaris, PR, thuisstudie) is".
   2. Lijst of opsomming
      Als een auteur een lijst of opsomming toepast, dan besluit de redacteur tot de vorm van opsomming. Er bestaat een voorkeur voor 'genummerde opsomming', zoals deze regels van redactie zijn vastgelegd. Daar waar een 'ongenummerde opsomming' betekenis toevoegt in de vorm van "zonder voorkeur van volgorde", kan de redacteur deze overnemen in de vorm van bullet-lijst.
   3. Alinea's
      Voor leesbaarheid (ook ten behoeve van pagina-indeling in de nieuwsbrief of andere publicatie) kan de redacteur ingrijpen in de alinea-indeling. Dit ingrijpen verplaatst geen zinnen, doch beperkt zich tot besluit van waar een alinea begint of eindigt.
3. In overleg met de auteur
   1. Taalfouten
      Taalfouten zijn voor de rekening van de auteur. Doch omdat de publicatie onder verantwoordelijkheid van het bestuur valt, zullen taalfouten (spelling of zinsbouw) in overleg met de auteur kunnen worden bijgesteld, indien zij worden opgemerkt.
   2. Feitvermeldingen
      Als in een artikel een stelling wordt waargenomen, die strijdig is met feiten uit de geschiedenis van Orpheus, dan wordt eerst gecontroleerd of het expliciet als mening wordt verkondigd. Indien niet, dan zal contact worden opgenomen met de auteur over een betere formulering. Indien de auteur nadrukkelijk wenst de formulering ongewijzigd te laten, dan kan de redacteur overgaan tot het plaatsen van een redactionele toevoeging onder vermelding van "Redactie: " of "[ red.]". De redacteur zal dan feit-controle in overleg met het bestuur uitvoeren.
4. Overige zaken
   In zaken waarin bovenstaande regels geen uitsluitsel geven, zal de redacteur overleg met het bestuur voeren.

Tussen mannenkoor Orpheus en hun professionals bestaat een contractueel verbond. In zo'n contract verbinden beide partijen zicht tot het verlenen van diensten door de professional in ruil voor een verschuldigd honorarium van Orpheus aan de professional. Dat contractueel verbond bestaat in twee variaties: vast en oproepkracht. De eerstgenoemde ontvangt een periodiek basis-honorarium, aangevuld met incidenteel honorarium voor extra diensten op aanvraag. De tweede ontvangt per oproep een incidenteel honorarium, ook al valt er mogelijk een periodiek af te leiden.

Dirigent
De dirigent is een professional met als variatie vast. Dit is zo geregeld omdat zijn basis-honorarium is gebaseerd op een uurtarief ut. Deze wordt per repetitie berekend voor 2 uur incl. als 2 x ut en zo declarabel. Bij Orpheus bestaat een boekjaar uit een kalender jaar van 52 weken - 6 weken zomervakantie - 2 weken Kerstvakantie - 2e Paasdag en - 2e Pinksterdag (in kleine schoolvakanties wordt doorgerepeteerd: Het aantal weken aw = 52 - 6-2 - 1 - 1 = 42 weken. Het bestuur reserveert dan per kalenderjaar precies 42 repetitieweken.

Op deze manier kan, uitgaande van ut een maandtarief mt worden uitgerekend met: mt = 2 x ut x 42 / 12.
Zo kan er op twee manieren worden uitbetaald (in beide manieren dienen repetitieweken bij de penningmeester gedeclareerd te worden):

1. Declaratief per week tegen ut, variabel uit te betalen 1x per maand (waarbij maanden met minder weken een lager of geen uitbetaling kennen).
2. Omgerekend per maand tegen mt, uit te betalen in 12 maanden vast bedrag.

De dirigent kan per kalenderjaar aangeven op welk van de 2 betaalmethodes uitbetaald wenst te worden. Uitsluitend vóór het jaarovergang kan de dirigent of het bestuur een wijziging van uitbetaalmethode aanvragen voor het volgende kalenderjaar (er kan dus niet in een lopend kalenderjaar gewisseld worden). Honorarium is marktconform voor die 42 repetities en inclusief de repetitie-voorbereidingen. Het contract met de dirigent is voor de penningmeester uitgangspunt de uitbetaling van het basis-honorarium. Voor de verantwoording van het honorarium gelden dan declaraties per repetitieweek ongeacht de wijze van uitbetalen.

Alle andere diensten die Orpheus aan de dirigent vraagt zijn incidenteel en op afroep. Daarvoor wordt ook door de dirigent een separate declaratie bij penningmeester ingediend zodat de penningmeester de uitgave van dit incidenteel werk kan verantwoorden. Declaratie en uitbetaling van incidentele declaraties zijn ook 1x per maand.

Pianist
De pianist is een professional met als variatie oproepkracht. De pianist wordt nl. niet alle weken doorbetaald, want die van hem/haar zijn op afroep. Zelfs als het twee-wekelijks lijkt te zijn, wordt dit niet als periodiek gezien. Dit omdat de richtlijn van Orpheus weliswaar om de week is, doch de dirigent en pianist onderling weken mogen omwisselen als dat de dirigent uitkomt in zijn/haar repetitieplan en de pianist in zijn/haar beschikbaarheid. Ook de pianist krijgt 1x per maand uitbetaald op ingediende declaraties.

Definities van dienstverband en contract
De volgende definities zijn van toepassing:

• Dienstverband: de periode lopend van 'datum indiensttreding' t/m 'datum einde dienstverband'.
• Contract: Het document met daarin omschrijving van diensten en bijbehorende vergoedingen, rechten en plichten, mandaat, vervanging bij verhindering en opzegtermijn. Er kunnen pas rechten aan de contracten van Orpheus worden ontleend na afdruk in meervoud en ondertekening door genoemde vertegenwoordigers van beide partijen. Het aantal te ondertekenen afdrukken is gelijk aan het aantal ondertekenaars.
• Kalenderjaar: de periode van 1 januari t/m 31 december van een jaar (deze jaren op de kalenders zijn overeenkomend met de boekjaren in de administratie van Orpheus).
• Contractcyclus: verlengingen zijn telkens met een kalenderjaar.
• Looptijd: De looptijd van een professional contract bedraagt normaliter een kalenderjaar met de volgende mogelijke uitzonderingen: het eerste jaar van dienstverband en het laatste jaar van dienstverband. Aangezien datum indiensttreding niet 1 januari hoeft te zijn en ook datum einde dienstverband niet 31 december hoeft te zijn, valt hieruit af te leiden dat de looptijd van eerste versie en laatste versie van het contract pro rata zal zijn.
  Daarbij is het mogelijk dat allereerste en allerlaatste maand van het dienstverband niet een volledige maand hoeven te beslaan en die twee maanden kunnen worden uitbetaald declarabele weken of als weekfractie van de maand.
  

Samengevat gaan dienstverband en contracten over de samenwerking tussen Orpheus en professionals dirigent en pianist. Het dienstverband gaat dan over een aaneengesloten periode van samenwerking (vervanging bij verhindering als deel van de samenwerking). Deze periode wordt afgedekt met een reeks Contracten, te denken als: E, V, V, V.. V, L. Daarin zijn: E=eerste contract, V=verlenging en L=laatste contract en E, L kunnen pro rata zijn.

Administratief voor beheerder en bestuur
Er bestaat ook een contract in onze database. Dat is altijd een nieuwsartikel van Categorie=CONTR met in de Titel='*CONTRACT{contractnaam}t' met t: : w=professional, s=sponsor en z=zanger. Dit nieuwsartikel wordt dan pas een feitelijk contract als hij in het daarbij behorende proces wordt gekoppeld aan een persoon van het bijbehorende type en afgedrukt.
Dit CONTR-nieuwsartikel is de enige locatie van één exemplaar van één contract. Zolang men het niet eens is, kan de inhoud nog worden bijgesteld. Als dit de eerste is, dan is die kennelijk nog niet afgerukt en ondertekend. Als dit een verlenging is, dan is de geldige versie afgedrukt, ondertekend en bewaard. Zodra men het eens is met de inhoud van dit nieuwsartikel, kan men overgaan tot afdrukken en ondertekenen van de nieuwe versie, die dan eventueel de oude vervangen zal. Het is die ondertekende afdruk die bewaard wordt en rechtsgeldig is vanaf dat moment.

Voor onze professionals zijn in het bereik van dienstverband 3 contracten van toepassing:

1. type=w&contract=Dirigentovereenkomst uitsluitend geschikt voor de dirigent.
2. type=w&contract=HonorariumPianist uitsluitend geschikt voor de pianist.
3. type=w&contract=GetuigschriftProfessional geschikt voor zowel de dirigent als de pianist (keuzes in het contract).

Deze 3 contracten zijn in paren gekoppeld 1+3 en 2+3. En wel als:
(dirigent ref: w492-eejj-184) aan (dirigent ref: w1873-2024-184) en 
(pianist ref: w792-eejj-167) aan (pianist ref: w1873-2024-167).
In wXXXX-eejj-YYY is telkens XXXX een contractreferentie, YYY een persoonsreferenctie en eejj een jaar van activeren.

Samengevat: 'Na ondertekening kan, in voorbereiding tot een nieuwe versie, de inhoud weer gaan veranderen. De rechtsgeldige versie is in drukvorm. Die kan dan natuurlijk niet meer reproduceren met de processen van onze site (en dat is dan ook niet meer nodig)'.

Met de hierboven genoemde reeks Contracten, te denken als: E, V, V, V.. V, L wordt dus duidelijk de papieren reeks bedoeld. Die in de database is fluïde en enkelvoudig.

Processen
LET OP: Logischer wijze bestaat er overlap in 'Ontbinden van contract' met de voorganger en 'Vacature en Sollicitatie' met de opvolger.
De processen rond de professionele contracten zijn:

1. Vacature en Sollicitatie
   Dit proces start kort nadat besloten wordt dat beide partijen overeenkomen dat het dienstverband van de voorganger gaat eindigen.
   En wel door het bestuur als initiatie voor een nieuwe professional.
   
   Tips voor sollicitatie
   Eerste stap is vacature opstellen: aantrekkingskracht van koor, gewenste criteria.
   parallel kan worden gekeken of het contract nog verbeterd moet worden.
   
   Sollicitatie pad uitzetten; op zoek naar zoekplekken voor geschikte vervanging, bijv. netwerken, internet, bond enz.
   
   Sollicitatie proces opstellen; vanuit vacature opstellen van gesprekken 'Wat willen wij zien/horen?' en 'Wat willen wij laten zien/zeggen?',
   vacatures uitzetten,
   sollicitanten vóór-selecteren met bestuur,
   solicitanten uitnodigen voor gesprek met (ev. deel van) het bestuur,
   de geschikte kandidaten vragen voor proefdirectie met opdracht 2013 had een goede voorbereiding.
   
   Gesprekken evalueren, voorbereiden beoordelingsformulier voor proefdirectie.
   
   Vervolggesprek met beste kandidaat,
   het contract voorstel maken zodat die beoordeeld kan worden door kandidaat,
   alle mogelijke zaken rond rechten/plichten op papier voorbereiden.
   
   Sollicitatie afronden (start administratie)
   Bij bereiken overeenkomst, datum stellen; contract definitief maken. 
   Ondertekenen.Nu is de reeks contracten voor E een feit
   
   
2. Verlengen van contract
   Dit proces start elk jaar in de maand december.
   
   Eerste stap is evaluatie en aanpassing: Zijn er wijzigingen in het contract nodig?
   Is er een aanleiding vanuit performance? Heeft de professional om een wijziging gevraagd? Is er een reden vanuit wetgeving/bond/bestuursprocessen?
   In dat geval dient het bestuur dit te bestuderen om een antwoord te formuleren. Als het antwoord is dat geen wijziging benodigd is, dan houdt het hier op. Een wijziging van het contract is dan niet nodig en dus ook een afdrukken-en-ondertekenen niet. En daarmee wordt de laatst ondertekende versie stilzwijgend verlengd.
   
   Tweede stap is een wijziging van het contract doorvoeren?
   Het bestuur zal zich over wijziging in het contract buigen om zo tot een ruime meerderheid te komen voor de nieuwe formulering (zie voor ruime meerderheid de 'bestuurlijke aanvulling op artikel 10 [bestuursvergadering] van het Huishoudelijk reglement').
   Zodra die ruime meerderheid bereikt is kan een voorstel voor contractwijziging via de professional uit onze systeem worden gehaald (afgedrukt). Dat voorstel kan dan door een deel van het bestuur aan de professional worden voorgelegd. Bij niet accoord door professional gaat het bestuur terug naar de formuleringsstap. Kan tussen wensen van bestuur en professioinal geen overeenstemming worden bereikt, dan is er een impasse. Het bestuur zal dan samen met de professional in gesprek moeten gaan tot de consequenties van de impasse. Dat kan leiden tot een ontbinding.
   
   Wordt er wel een accoord bereikt, dan kan de wijziging afgerond worden (start administratie)
   Als bij Sollicitatie afronden (start administratie): datum stellen contract definitief maken.
   Ondertekenen: nu is er actief verlengd. Een nieuw ondertekend exemplaar vervangt de vorige.
   
   
3. Ontbinden van contract
   Dit proces start op het moment dat besloten wordt dat beide partijen overeenkomen dat het dienstverband van de actieve contractant gaat eindigen.
   En wel als een ontbinding van contract door een van beide partijen is aangevraagd en gehonoreerd door beide partijen.
   
   Er geldt een opzegtermijn van drie maanden, gedurende welk een vervanging kan worden gezocht. De opzegtermijn van dirigent is noodzakelijk omdat er niet gerepeteerd kan worden zonder dirigent. De opzegtermijn van pianist kan wat soepeler worden gehanteerd in geval van nood.
   
   Eerste stap is het vaststellen van de laatste dag van contractverplichting. Zodra die bekend is kan een passend getuigschrift worden opgesteld van signatuur w1873-eejj-YYY voor koppeling aan professional met rec_id YYY. De inhoud van dit database nieuwsartikel w1873 moet dan worden omgezet naar type professional (zie ook de contract-paren in het hoofdstukje Administratief voor beheerder en bestuur)
   De eerste 3 artikelen in het getuigschrift w1873 'GetuigschriftProfessional' gaan over resp. 'datum einde dienstverband', 'openstaande bedragen' en 'teruggave van in bruikleen gestelde eigendommen van Orpheus'
   
   Het 4de artikel gaat over een getuigschrift, een beoordeling van bestuur over het functioneren van de professional gedurend het dienstverband.
   
   Einde dienstverband afronden (start administratie)
   Bij bereiken overeenkomst, datum stellen; GetuigschriftProfessional definitief maken. 
   Ondertekenen.Nu is de reeks contracten voor L een feit
   

Bovenstaande formele procedure en administraties ondersteunen een doordacht en bewust proces rondom de contracten met de professionals, verlaging van risico op aansprakelijkheid en een algemeen professionele houding van de vereniging.

Al jaren worden er door het bestuur procedures beschreven t.b.v. het besturen van mannenkoor Orpheus als vastlegging. Nu zijn wij ook in staat om bestuurlijke procedures te onderwerpen aan de methodiek van 'Geschiedenis van Huishoudelijk reglement artikelen en bestuurlijke aanvullingen'.

Deze wijzigingskrant bevat het meest recente wijzigingsvoorstel van de bestuurlijke procedures.
bestuur [05-02-2024]