Leden, dirigent en bestuur van mannenkoor Orpheus heten u van harte welkom op uw eerste repetitie bij Orpheus.

Vanaf dat moment bent u aspirantlid. Als aspirantlid krijgt u de tijd om te ervaren of u zich thuisvoelt bij Orpheus, zowel qua mensen, sfeer alsook muziek. Wij noteren dan uw telefoonnummer, zodat wij contact kunnen houden i.g.v. afwezigheid tijdens de aspiranttijd. Gedurende deze aspiranttijd bent u geen contributie verplicht. U repeteert gewoon mee, zittend naast uw begeleider. Over uw inzet bij concerten beslist de dirigent.

Orpheus zingt vele stijlen (van renaissance tot fifties musical) en alles in de oorspronkelijke taal (u kunt o.a. verwachten: Nederlands, Duits, Engels, Frans, Italiaans, Spaans en Russisch). Afhankelijk van uw muzikale- en/of talenkennis zal u e.e.a. dus moeilijk of makkelijk vinden. Er wordt soms gebruik gemaakt van fonetische omschrijvingen. In onze ervaring komt het veel voor, dat nieuwe leden aanloopproblemen hebben. Schrikt u daar niet van. De mannen van Orpheus zijn erg behulpzaam. Schroomt u ook niet om het bestuur aan te spreken over moeilijkheden die u ervaart. Er zijn vele mogelijkheden om u bij te spijkeren, zonder dat u buitensporig meer tijd hoeft te investeren. Dit leest u onder het kopje “Extra repetities” in het hoofdstuk Andere activiteiten. Geef vooral uzelf en Orpheus de tijd om aan elkaar te wennen.

Met name voor de niet ervaren zanger zal deze gewenningsperiode veelal de aspiranttijd overstijgen. Die eerste twee maanden zijn vooral bedoeld voor het aanvoelen van elkaar. Hoewel er in die twee maanden, met name voor de muziek die een hoog repeteergehalte heeft, al gewenning merkbaar is. Uw aanloopmoeilijkheden zullen langzaam afnemen en er gaan soms meerdere maanden overheen voordat u zich een beetje vertrouwd voelt met een groter deel van het repertoir. Het bijwonen van een concert veroorzaakt, na initiële spanning, vaak de eerste opluchting over de toch aanwezige kennis.

Indien u besluit geen lid van Orpheus te worden, dan levert u simpelweg alle in bruikleen gegeven zaken weer in. Het bestuur stelt het in dat geval wel op prijs om van uw redenen (en mogelijk zelfs bezwaren) op de hoogte gesteld te worden.

Naast bestuursleden kent de vereniging nog een aantal functionarissen, t.w.: de bibliothecaris, verantwoordelijk voor onze bibliotheek met bladmuziek, fotograaf, concertmeester, redacteur en andere. Het is mogelijk dat zo een functie door een bestuurslid wordt uitgevoerd of dat de functie gedelegeerd is naar leden. Een volledig actueel overzicht van de functies/rollen binnen de vereniging kunt u vinden op de bestuurslijst en via de eerder genoemde bestuursvisie.

onze repetitieruimte
Orpheus repeteert elke maandag in Wijkcentrum De Oever, Amstelstraat 1, 1823 EV, Alkmaar (Oudorp) (Tel: 072 - 511 7311). De repetities zijn van 20:00 tot 22:00 uur met een kwartier pauze.De zangers worden verzocht om reeds 10 minuten eerder aanwezig te zijn, zodat op tijd begonnen kan worden. In de pauze, voor de repetitie en na afloop bestaat de mogelijkheid tot het nuttigen van koffie of een ander drankje.

Tijdens de repetitie worden de leden verzocht om het spreken tot een minimum te beperken. Verhoogde concentratie leidt, ons inziens, tot verhoogd zangplezier en tenslotte zijn de pauzes voor sociaal contact. In een repetielokaal mag niet gerookt worden. Voor rookgedrag in andere ruimtes gelden de regels van het huis. Het bestuur houdt een presentiestatistiek bij voor de aanwezigheid op de repetities.

Tenzij anders aangekondigd, repeteert Orpheus niet in uniform. Bij het repeteren wordt zitten en staan afgewisseld. Een map met bladmuziek wordt gebruikt voor ondersteuning van de zanger. Deze bladmuziek bevat zowel de tekst als het notenschrift. Het wordt niet verplicht gesteld notenschrift te kennen of te leren. Hoewel het onze ervaring is, dat de zangers meestal wel een vorm van notenschriftkennis spelenderwijs opdoen.

Andere activiteiten van Orpheus zijn: concerten, promotieacties, fondswerving, extra repetities en uitgaansdag. Leden worden verondersteld deel te nemen aan concerten. Voordat het bestuur een concert aanneemt, wordt de beschikbaarheid van de leden getoetst. Alle andere activiteiten zijn op vrijwillige basis.

Concerten
Orpheus verzorgt traditioneel enkele grote en kleine uitvoeringen per jaar, meestal in de regio Alkmaar. Een kleine uitvoering kan zijn: een kort concert (6..10 muziekstukken), het opluisteren van een kerkdienst (alle gezindten) met Russisch-Byzantijnse muziek, of een aubade voor speciale gelegenheden. Grote uitvoeringen zijn: concertavond, concertmatinee of deelname aan een festival (de laatste is meestal gekoppeld aan een promotieactie).

Orpheus heeft traditioneel een zg. 'jaarlijks concert', te houden in de gemeente Alkmaar. De laatste jaren is dit een concertmatinee, die wij verzorgen in de Vrijheidskerk in het Hoefplan. Behalve dat dit jaarlijks concert onder de grote uitvoeringen kan worden geschaard, is Orpheus ook de organisator. Er worden dan onder de leden (en hun partners) vrijwilligers gevraagd voor het verlenen van hand-en-span-diensten. Dit zijn meestal de volgende diensten: kaartverkoop, kassabemanning, toneel(om)bouw en opruimen. Het is ook al jaren traditie, dat na het jaarlijkse concert een gezellig samenzijn is voor leden, partners en genodigden.

Promotieacties
Teneinde Orpheus in de bekendheid te houden en ook om leden te werven worden, per jaar, diverse promotieacties georganiseerd. Dat loopt van het ontwerpen en verspreiden van een wervingsfolder tot het bemannen van een Orpheusinformatiestand op uitmarkten of open dagen.

Nieuw foldermateriaal en informatiekrantjes worden door bestuur ontwikkeld, veelal met behulp van de programma's van onze internetsite. Al dit soort uitingen zijn daar dan ook terug te vinden. De verspreiding van dergelijke materialen is afhankelijk van het soort promotieactie. Als het bedoeld is voor een informatiestand op een culturele markt, dan kunnen zij worden uitgedeeld of meegegeven door de mensen die daaraan meewerken. Gaat het om verspreiding dan worden vaak op de repetitieavond folders aan leden, die zich daarvoor in willen zetten, meegegeven.

Er bestaan ook diverse typische Orpheus-artikelen. Die artikelen hebben natuurlijk naast promotionele waarde ook een opbrengst voor de kas. Dat kunt u lezen in de volgende paragraaf.

Fondswerving
De vereniging kent vaste en incidentele uitgaven en vaste inkomsten. Om ruimte te creëren in onze fincanciële positie zijn er activiteiten die vallen onder de noemer van fondswerving, zoals bijv. de Rabobank actie of straatverkoop.

Extra repetities
Het kan voorkomen dat er een extra repetitie nodig is om, bij tijdsdruk, betere resultaten bij een uitvoering te krijgen. Dit gebeurt niet vaak en deelname is niet verplicht. Wel wordt dan van de leden gevraagd daaraan deel te nemen. Verder kunnen leden onderling extra oefenmogelijkheden organiseren. Voor adviezen in deze kunt u contact met het bestuur opnemen.

Individuele studiemogelijkheden en oefening zijn voor Orpheus-leden niet verplicht. Wij raden echter aan om in ieder geval de teksten van de zangmap regelmatig door te lezen. Dit komt uw kennis van de zangteksten echt ten goede. Daarnaast beschikt Orpheus over thuisstudie-mogelijkheden via internet. U moet daarvoor een aanmeldcode aanvragen bij de secretaris en dan kunt u vervolgens een deel van onze muziekbibliotheek via midi-files of op de computer af te spelen bladmuziek (MuseScore) beluisteren op uw eigen computer. Voor meer verdieping in uw zangopleiding kan het bestuur advies geven. Er bestaat ook een uiterst beknopte beschrijving van notenschrift en stemaanduidingen, die u aan de secretaris kan vragen.

Uitgaansdag
Eens in de zoveel tijd organiseert Orpheus een zg. uitgaansdag voor de leden en hun partners. Meestal wordt daarvoor een feestcommissie samengesteld, die die organisatie ter hand neemt. Naast een budget uit de kas is er dan sprake van een kleine bijdrage. Een uitgaansdag brengt de leden nader tot elkaar en biedt de mogelijkheid voor hun partners om het sociale karakter van Orpheus van dichtbij mee te maken. Voorop staat een plezierige dag met een gemeenschappelijke activiteit en een maaltijd.

Orpheus stelt enige zaken ter beschikking aan haar leden en vraagt u om privé een paar kledingstukken aan te schaffen. Dit alles in het kader van presentatie van het koor. Traditioneel worden deze onkosten voor de leden zeer laag gehouden.

Aspirantleden
Deze leden hoeven nog niet een volledige standaarduitrusting te hebben. Zij worden wel voorzien met een zangmap met daarin de actuele bladmuziek. Deze map, met inhoud, blijft eigendom van Orpheus.

Volwaardige leden
Het zangkostuum bestaat uit: zwarte leren schoenen, effen zwarte sokken, een blauwe broek, een wit overhemd, een blauw-zwarte strik en een blauw colbert. Zangers worden geacht het kostuum uitsluitend op de daartoe aangewezen gelegenheden te dragen. Daar de meeste mannen wel in het bezit zijn van de schoenen en sokken, worden die niet door Orpheus verstrekt en dus moeten die ev. door de leden zelf worden aangeschaft. Het overhemd dient het lid tegen inkoopprijs van Orpheus af te nemen. De rest van het kostuum wordt u in bruikleen gesteld, waarbij u een gebruiksovereenkomst dient te tekenen. Bij het beëindigen van uw lidmaatschap dient u het kostuum weer in goede staat in te leveren in ruil voor een retourovereenkomst. Het overhemd wordt dan uw eigendom. Voor het gebruik van het kostuum geldt ook een schoonmaakvoorschrift, zoals door onze leverancier aangeleverd. Elke zanger kan tevens een persoonlijk kaartje voor in de binnenzak van het colbert krijgen. U kunt dan makkelijker uw jasje terugvinden als alle zangers het tegelijkertijd uittrekken bij een concert.

Daarnaast bestaat de uitrusting uit een zangmap met een bijbehorende infomap (deze link toont de 2 infomappen van de voorzitter). Iedereen (Leden, Professionals, Functionarissen en Bestuursleden) kan deze informatiepagina gebruiken in hun zangmappen.Wij adviseren u gebruik te maken van deze pagina. Alle functionarissen kunnen ook een functiegekoppelde infomap ontvangen.

In 2002 heeft Orpheus zijn administratie geïntegreerd met de gecentraliseerde database, die onze internetsite van gegevens voorziet. De belangrijkste administraties zijn: de ledenadministratie en de bibliotheekadministratie. Nevenadministraties zijn nieuwsartikelen, agenda en gastenboek van de site. Een belangrijk hulpmiddel in de communicatie is een zg. publishing-component, waarmee informatieve krantjes kunnen worden samengesteld o.b.v. die administraties. Die krantjes worden dan zelf weer onderdeel van de database.

'Dat is allemaal leuk en aardig', zult u zeggen, 'maar wat heb ik daar mee te maken?' Wel, eigenlijk is het heel simpel. Een volwaardig lidmaatschap van Orpheus begint met uw verschaffing van enige persoonlijke informatie aan de vereniging. In dit hoofdstuk kunt u lezen hoe Orpheus met uw informatie omgaat, en hoe u daarop controle kunt uitoefenen.

Inschrijving
Als nieuw lid begint het allemaal door het invullen van het Inschrijfformulier. Dit formulier wordt gegenereerd uit onze database. U kunt op het formulier drie groepen van velden zien.

De velden zonder * ('naam', 'functie', 'lidsinds', 'eindelidmaatschap' en 'extra informatie') worden door Orpheus op internet publiek getoond. Dit in het kader van 'Het historisch belang van het oudste mannenkoor in Alkmaar'. 
In de 'naam' vult u uw roepnaam en achternaam in, bij de 'functie' uw zangstem en bij 'lidsinds' de, met de penningmeester overeengekomen, aanvangsdatum van uw lidmaatschap.
Het laatste veld 'extra informatie' is voor promotie-doeleinden. U kunt daar later, als u wat langer lid bent, een persoonlijke tekst kwijt, die Orpheus gebruikt als promotietekst op internet. Tenslotte zal er een digitale foto gemaakt worden om het geheel te complementeren.

Dan volgen er wat administratieve gegevens. Zij zijn gemerkt met een * en u kunt zelf aangeven of Orpheus die informatie publiek vrij mag geven op onze internetsite. Dit zijn de velden: 'mailto', 'adres', 'postcode', 'woonplaats', 'telefoon' en 'geboortedatum'. Dat aangeven doet u bij het veld 'geheim'. NB: Bij 'mailto' uw e-mail-adres (tegenwoordig wordt van iedereen een e-mail-adres verwacht).

Als laatste groep zijn er de persoonlijke gegevens. Zij zijn gemerkt met ** en worden nooit publiek op internet vrijgegeven. In het veld 'relatie' kunt u wat informatie kwijt over uw partner, alternatieve telefoon, huwelijksdatum (wat u maar wilt eigenlijk). In het veld 'gebdatrelatie' kunt u de geboortedatum van uw partner invullen (Orpheus heeft al jaren de traditie om zijn leden en hun partners een verjaardagskaartje te sturen).

U levert dit inschrijfformulier in en dan bent u lid van onze vereniging. Waarmee dan u rechten en plichten een aanvang nemen.

Mutatiebevestigingsformulier
Zodra uw gegevens in onze computer zijn verwerkt (en dus ook bij iedere wijziging), dan ontvangt u per omgaande dit Mutatiebevestigingsformulier.

Infomap
Deze lijst werd reeds besproken bij de standaard uitrusting (en ook waar hij opgeborgen dient te worden). Essentieel is eigenlijk dat u onder het kopje 'zangerinformatie' exact kunt zien welke informatie van u terug te vinden is op onze internetsite. Tezamen met het mutatiebevestigingsformulier voldoen wij met dit infoblokje aan de eisen van de wet op persoonsregistratie, want het formulier toont u alle informatie die wij over u hebben vastgelegd, terwijl dit infoblokje weergeeft wat daarvan publiek is gesteld. In de Informatiekrant over AVG kunt alles lezen over hoe Orpheus omgaat met persoonsdata, te vinden op www.handig4u.nl/orpheus/avg.htm.

De andere twee blokjes op deze lijst geven de actuele contributieinformatie en adresgegevens van onze penningmeester en secretariaat weer.Voor bestuursleden/functionarissen wordt een extra infomap afgedrukt t.b.v. een map voor hun functie-documenten.

Overige lijsten
Uw informatie komt voor op een aantal lijsten, die kunnen worden onderverdeeld naar gebruik:

• Publiek zijn er op internet een beperkte ledenlijst, stemsoortenlijst, contactlijst, bestuurslijst, citatenboek en een zg. gallery te vinden.
  Op de beperkte ledenlijst, de stemsoortenlijst, contactlijst en de bestuurslijst zijn, in verschillende selectie/sortering de naam, stemsoort en e-mail-adressen van onze leden beschikbaar. Het citatenboek bevat een als zodanig aangemerkte promotietekst uit uw, reeds genoemde, extra informatie-tekst over Orpheus en de gallery de foto's van de actieve leden.
• Uitsluitend voor de leden en functionarissen zijn de reeds genoemde telefoonkettinglijst en adressenlijst, die in drukvorm onder hen wordt verspreid.
• Het bestuur heeft verder nog de beschikking over adresstickers, visitekaartjes, badges, een verjaardaglijst, een kledinglijst, statistieken, alsmede lijsten voor de administratieve processen van het koor en natuurlijk een kopie van uw mutatiebevestigingsformulier.

Wie mag wat (geheimhoudingsverklaring)
Alleen bestuursleden kunnen toegang hebben tot onze database voor wat betreft het aanbrengen van mogelijke wijzigingen. Uw naam, stemsoort, foto en periode van lidmaatschap beschouwen wij als publieke informatie zodra zij aan ons gegeven worden (in het kader van het eerder genoemde 'Historisch belang' lees hierover meer in de informatiekrant over AVG). Wat er verder wel of niet publiek zichtbaar is heeft u zelf in de hand. Dat staat beschreven onder 'inschrijving'.

Bibliotheek en Repetitielijst
Onze bibliotheek met eigen bladmuziek is met terugwerkende kracht in onze database opgenomen. Deze administratie ondersteunt het handmatige systeem dat de Orpheus-bibliothecarissen in de loop van Orpheus' geschiedenis hebben ontwikkeld. Sinds maart 2003 is dit herkenbaar aan onze bladmuziek. Daarop bevindt zich in de rechter bovenhoek een zg. muzieksticker met daarop ons logo, de titel van het werk en het nummer waarmee dit werk in onze bibliotheek is gearchiveerd.

De repetitielijst is een subset van onze bibliotheek in de zin dat op deze lijst de werken staan waaruit op dit moment onze uitvoeringen worden samengesteld. Deze informatie is aan veranderingen onderhevig en zal dus incidenteel worden vervangen. De referentienummers veranderen daarbij (sinds maart 2003) niet.

Financiën
De financiële administratie is separaat van onze ledenadministratie. De penningmeester houdt boek van alle uitgaven en inkomsten. Uw verplichting jegens Orpheus neemt een aanvang met uw volwaardig lidmaatschap en op de datum die u met onze penningmeester overeenkomt. Eventuele facturen, contracten en herinneringen worden wel op basis van uw persoonsregistratie in de database via de site gegenereerd en in drukvorm, dus niet digitaal bewaard.

Vanaf dat moment houdt de penningmeester uw betaalde contributie in zijn administratie bij. Wij verzoeken leden om i.o.m. onze penningmeester de frequentie van uw betalingen vast te stellen en daar dan zelf zicht op houden. De penningmeester komt meestal in actie als u in gebreke blijft. Ook vinden wij het vanzelfsprekend, dat het financiële boekjaar netjes wordt afgesloten (met zo weinig mogelijk openstaande bedragen). Uiterlijk met uw beëindiging van uw lidmaatschap zal uw onderdeel in onze financiële administratie moeten zijn afgerond.

Alle overige acties worden, per actie, boekgehouden en afgerond.

Er is reeds veel gezegd over alle mogelijke informatie. U kunt zich dus wel voorstellen, dat er ook veel gecommuniceerd moet worden.

• Persoonlijk postvakje tegenwoordig worden zaken beschikbaar gesteld op het beschermde deel van onze site of u toegemailed.
• Uw Persoonlijke informatie wordt o.a. gecommuniceerd middels de reeds bij administratie uitgelegde formulieren/lijsten. Natuurlijk kunt u de secretaris aanspreken over onduidelijkheden/onjuistheden.
• Nieuws/Mededelingen worden ingebracht in onze database. Iedereen kan kopij inleveren bij bestuursleden (e-mailen kan ook). Ook is het mogelijk dat een lid van Orpheus een toegangscode tot ons systeem krijgt, waarmee hij kopij via internet kan invoeren. Periodiek wordt, m.b.v. onze publishing-component, een nieuwsbrief samengesteld (op dezelfde manier als deze informatiekrant). Deze nieuwsbrief bevat naast ingebrachte artikelen ook een actuele agenda en nieuwe aantekeningen van ons gastenboek op internet. Deze nieuwsbrief wordt,in drukvorm, via e-mail verspreid aan de leden. Iedereen kan altijd oude nieuwsbrieven inzien in de publicatiemap van de secretaris en ook op internet is alles terug te vinden.
• Repertoir de dirigent overlegt met bestuur over de te zingen muziek. Het besluit rust bij het bestuur, doch delegeert de voorgesprekken naar de muziekcommissie. Welke nieuwe muziek, welke muziek wordt te oud enz. Dit wordt gecommuniceerd d.m.v. de Repetitielijst, die als bijlage bij nieuwsbrief aan de leden gestuurd wordt of via mail wordt verspreid. De leden dienen dan muziek die overbodig geworden is op te bergen in hun tweede map met archiefstukken. Mocht een werk voor zeer lange tijd in ongerede raken, dan is een inname door Bibliothecaris nog een extra optie.
• Dringende zaken zullen door de voorzitter in het wekelijkse praatje worden aangestipt.
• Beleid eens per jaar wordt, op een maandagavond, een algemene ledenvergadering uitgeschreven (in februari of maart). Het bestuur verantwoort dan het afgelopen boekjaar en bespreekt het beleid en planning. Er is mogelijkheid voor u om invloed uit te oefenen op het functioneren van de vereniging.

Zo, dat is een hele kluif. Maar waarom eigenlijk? Welnu, Orpheus houdt van duidelijkheid. Dus u krijgt met deze welkomstkrant alle informatie in een keer. Toch hoeft u niet alles in een keer te lezen.

• Als aspirantlid leest u de hoofdstukken: 'Welkom bij Orpheus', 'Volwaardig lidmaatschap', 'Repetities' en 'Tarieven' en de paragrafen: 'Standaard uitrusting => Aspirantleden' en 'Communicatie => Persoonlijk postvakje'.
• Bij serieuze overweging voor volwaardig lidmaatschap leest u de hoofdstukken: 'Andere activiteiten', 'Standaard uitrusting', 'Administratie', 'Communicatie' en 'Beëindigen lidmaatschap'.
• Voor verdere verdieping in onze organisatie kunt u het hoofdstuk: 'Bestuur' en eventueel de bestuursvisie lezen (de hiervoor vermelde link opent deze inleiding met alle informatie).

Dit is natuurlijk geen onderwerp om over na te denken bij het lid worden van een vereniging. Toch willen wij volledig zijn en u hierover vertellen.

Aspirantleden
Levert u de, in bruikleen gegeven, eigendommen van Orpheus in en meldt dat u afziet van lidmaatschap. Wij stellen het daarbij op prijs als u de reden opgeeft, zodat wij daar iets mee kunnen doen.

Volwaardige leden
Wij hopen natuurlijk, dat u langdurig geniet van uw Orpheus. De traditie van Orpheus is er een met een hoge gemiddelde 'diensttijd'. Het is echter zo, dat u op een gegeven moment uw lidmaatschap gaat beëindigen.
U meldt dat dan bij het bestuur. Er zal worden gekeken in hoeverre u aan uw verplichtingen hebt voldaan. Met de penningmeester regelt u alle financiële zaken en u levert de eigendommen van Orpheus weer in. Voor zover van toepassing ontvangt u daarvoor een ontvangstbewijs. Wij hopen dat bij dat afscheid beide partijen een beetje weemoedig zijn, want dan was er ook sprake van een hechte relatie.