Sinds februari 2021 is het bestuur bezig met het aanpassen van onze bestuursdocumenten naar aanleiding van de invoering van de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR). Daarin zijn de volgende stappen voorzien:

1. Deelnemen aan webinars over dit onderwerp. Herman nam deel aan twee Webinars. Daarvan was de tweede georganiseerd voor de doelgroep koren en Harmoniën waarvoor onze bond KBZON een gratis deelname verzorgde. Dit leidde tot een plan van aanpak.
2. Het maken van een voorstel tot herziening van de procedures rond besturen. Herman en Berry hebben in commissie alle bestaande bestuursdocumenten aangehouden tegen de veranderingen als gevolg van de WBTR. Hun voorstel behelsde het vaststellen van de gewenste vorm van de bestuursdocumenten en een uitbreiding tot een totaal van 8 documenten. Die documenten omvatten een coherent verhaal over alle noodzakelijke beschrijvingen van besturen van mannenkoor Orpheus. Hun verhaal is samengevat in het document Bestuursvisie, van waaruit alle andere documenten te benaderen zijn.
   
   Vlak voor de ingang van de wet op 01-07-2021 was hun voorstel klaar en werd aangeboden aan het bestuur.
3. Daarna is het voorstel bestudeerd door alle bestuursleden en hebben zij een unaniem Bestuurlijk voorstel geformuleerd. Het deel van dat voorstel dat vrij aan het bestuur is is toen aangenomen. Het deel van het voorstel dat het huishoudelijk reglement vertegenwoordigd is toen naar de leden toe voorgesteld. NB in dit voorstel zijn twee documenten voorzien die een bestuurlijke aanvulling vormen op de artikelen 005 en 010 van dat reglement. Deze aanvullingen betreffen resp. 'de procedures rond managen van belangenverstrengeling' en  'de procedures rond vergadertechniek en communicatie en beslissingen'.
   
   Dit voorstel is medio december 2021 naar de leden gestuurd. Er is toen een bestuderingstijd afgesproken waarin de leden zich konden verdiepen in deze materie en vragen formuleren over de inhoud.
4. Vandaag is de repetitie begonnen met een Bijzondere ledenvergadering waarin slechts één onderwerp werd behandeld: instemming door de leden met de voorstellen voor Huishoudelijk reglement en hun (nieuwe) bestuurlijke aanvullingen.
   
   Aanwezig: 17 stemgerechtigde zangers (één daarvan kwam net te laat binnen om aan de stemming mee te doen en zijn stem werd genoteerd als onthouding van stemming.
   Uitslag: 16 voor en 1 onthouding.
   Op deze manier is in het eerste kwartaal van 2022 de complete beschrijving van het bestuursproces aangenomen.

Nog te doen zijn:

1. Aanpassen van de Special (aspirant), de introductiekrant van onze vereniging. Een meer leesbare toegang tot de transparantie van onze vereniging, haar leden en haar bestuur. Dit zal met spoed worden opgepakt.
2. Het in lijn brengen van onze statuten. Dit dient voor 01-07-2026 plaats te vinden en het bestuur neemt daarvoor de tijd. Een reservering van de hieraan gepaarde notariskosten is gestart.
3. Aanvang van de vastlegging van de belangen van de bestuursleden, zoals bedoeld in de WBTR en beschreven in bestuurlijke aanvulling op artikel 005 van het huishoudelijke reglement.
   Dit willen wij voor de zomer nog afronden.

Via de volgende link Bestuursvisie is de actieve bestuursvisie te bereiken. En, via die bestuursvisie de totale set aan bestuursdocumenten.